Verwerkersovereenkomst — MijnUren Standard

Versie 1.2 · gepubliceerd 6 oktober 2026 · geldt vanaf 6 november 2026 Vangelder Solutions BV · Pastorijstraat 27, 9100 Sint-Niklaas, België · ondernemings- en btw-nummer BE 0802.046.676 · contact@mijnuren.be

De bijlagen A, B, C en D maken integrerend deel uit van deze overeenkomst. Deze versie staat op een vast adres en wordt daar niet meer gewijzigd; een wijziging krijgt een nieuw versienummer en een eigen adres.

Wat er verandert ten opzichte van versie 1.1

Deze versie beschrijft voor het eerst de module Onderaanneming (Werven) als een dienst met een vaste, door u goed te keuren vorm: per gegevensstroom welke velden gaan, welke nooit, en hoe lang wij een ingediende staat bewaren. Versie 1.1 beschreef die module alleen in grote lijnen (een koppelcode en een maandtotaal); artikel 3.4 is daarom herschreven, niet enkel aangevuld. De rest van de tekst is ongewijzigd; versie 1.1 blijft raadpleegbaar op <https://mijnuren.be/juridisch/verwerkersovereenkomst/standard/v1.1/>.

Voor wie deze versie geldt, en vanaf wanneer. Schrijft u zich in na de publicatie van deze versie, dan aanvaardt u haar bij uw inschrijving en geldt zij voor uw omgeving vanaf dat moment. Bent u al klant, dan geldt zij voor uw omgeving vanaf de datum die bovenaan dit document na "geldt vanaf" staat; die datum delen wij de beheerders van uw omgeving ten minste dertig dagen vooraf per e-mail mee (artikel 18), en tot dan blijft versie 1.1 gelden. Wilt u deze versie vroeger laten gelden — bijvoorbeeld om de module Onderaanneming al te gebruiken —, dan kan een beheerder van uw omgeving haar in de toepassing (Account) uitdrukkelijk aanvaarden, aangemeld met tweestapsverificatie; zij geldt dan voor uw omgeving vanaf die aanvaarding, en wij leggen die aanvaarding vast zoals in artikel 1.2.

1. Artikel 3.4 is herschreven tot een dienstbeschrijving per gegevensstroom. Voor elke stap van een koppeling met een onderaannemer — uitnodigen, werfinfo en opdracht, de KBO-vergelijking, een voorstel, een antwoord, en de maandstaat met uw beslissing — staat nu precies welke gegevens gaan, welke nooit gaan, en op welke grond. "Nooit een uur" en de KBO-vergelijking stonden al zo in de dienst; zij staan er nu ook zo beschreven.
2. Nieuw: wij verwerken die gegevens voor geen enkel eigen doel. Geen profilering, geen statistieken, geen rangschikking of patronen per onderaannemer, geen matching en geen tariefbepaling.
3. Nieuw: een verwijderinstrument op uw instructie. Een ingediende maandstaat en de beslissing erop bewaren wij voortaan als een ontvangen bewijsstuk, met een vaste bewaartermijn (zie hieronder); u kunt dat dossier vóór die datum alleen laten verwijderen met een uitdrukkelijke bevestiging, en dat loopt via een beheerder met tweestapsverificatie.
4. Nieuwe bewaartermijn voor een ingediende maandstaat: tien jaar. Vanaf 1 januari van het jaar na de laatste gebeurtenis die voor die versie telt — de indiening, een akkoord of een betwisting. Dat is een ontvangen prestatie- of verantwoordingsstuk, geen factuur; de termijn volgt de officiële bewaartermijn voor dat soort bewijsstukken. Zie bijlage A.2.
5. Bijlage A krijgt twee nieuwe categorieën betrokkenen: de onderaannemer die u uitnodigt, ook vóór hij een account heeft, met zijn zakelijke contactpersoon; en, alleen wanneer u dat per opdracht aanzet, de werfleider die u als gedeeld zakelijk contact aanwijst. Het contact dat u voor uzelf vastlegt voor de toegang tot een werf — dat een particuliere opdrachtgever van u kan zijn — komt er uitdrukkelijk niet bij: dat delen wij in deze versie nooit met de onderaannemer.
6. Artikel 6.2 (uw informatieplicht) noemt nu met naam de uitgenodigde onderaannemer, de werfleider en een particuliere opdrachtgever van wie u het contact vastlegt.
7. Nieuw: de koppeling is nooit een voorwaarde. U stelt het koppelen met MijnUren nooit verplicht om een onderaannemer opdrachten te geven, en een betwisting van een maandstaat gaat over de commerciële afspraak of de staat, nooit over de persoon of het vakmanschap van de onderaannemer.
8. Nieuw: een uitnodiging kent een eigen bewaartermijn. Veertien dagen geldigheid, en na aanvaarding, weigering of verval ten hoogste dertig dagen, waarna wij haar automatisch verwijderen — zodra wij die opruiming activeren, en niet zonder dat vooraf bij de beheerders van uw omgeving aan te kondigen. Zie artikel 3.4, punt 2 en bijlage A.2.2.
9. De koppelcode is geen koppelmiddel meer. Tot 3 oktober 2026 kon een onderaannemer nog met een koppelcode aan u gekoppeld worden, zoals versie 1.1 beschreef; sinds die datum gaat koppelen uitsluitend via een uitnodiging per opdracht, en blijft een code alleen nog een doorverwijzings- en kortingscode. Zie artikel 3.4.
10. Nieuw: een bewaartermijn voor de opdracht- en afspraakgegevens zelf. Tien kalenderjaren vanaf de meest recente uitdrukkelijke afsluiting van de opdracht; een voorstel dat nooit werd aanvaard, verdwijnt al negentig dagen na die gebeurtenis. Beide automatisch, zodra wij die opruiming activeren, en niet zonder voorafgaande aankondiging. Zie artikel 3.4, punten 3 en 5, en bijlage A.2.3.

In het kort

Zes punten die uw beoordeling kunnen beïnvloeden. Deze samenvatting is toelichtend; de artikelen en de bijlagen zijn bindend.

1. MijnUren Standard is een gedeelde omgeving. De gegevens van alle Standard-klanten staan in één databaseproject, logisch gescheiden per omgeving. Een eigen, fysiek gescheiden omgeving bestaat alleen in het enterprise-model. Zie bijlage C.1.
2. Arbeidsongeschiktheid wordt verwerkt op elk plan met kalender en verlof — dat is elk betaald plan, vanaf de eerste dag. Het is een registratietype, geen module die u aan- of uitzet. Zie artikel 4.
3. Een gefotografeerde onkostenbon verlaat uw omgeving. Hij gaat naar de tekstherkenningsdienst uit bijlage B.1 en, wanneer u die functie instelt, maandelijks met de goedgekeurde bonnen naar het boekhoudadres dat u opgeeft. Zie artikel 4.
4. Supporttoegang wordt verleend als beheerdersrol en is voor u niet zichtbaar in de toepassing. Zij loopt af na 72 uur, met een staart van maximaal ongeveer een etmaal voor wie op dat ogenblik al in uw omgeving werkte. Zie artikel 7.
5. Geüploade bestanden zitten sinds 19 augustus 2026 in een eigen, versleutelde back-up bij Microsoft (Nederland). Bonnen, loonbrieven, contracten en attesten worden elke nacht gekopieerd; een bestand dat u verwijdert, verdwijnt daar binnen dertig dagen uit. Vóór die datum bestond die back-up niet. Zie bijlage C.7 en C.9.
6. Nodigt u een onderaannemer uit via de module Onderaanneming, dan ligt voor elke stap vast welke gegevens gaan en welke nooit gaan — nooit een uur, nooit een tarief — en bewaren wij een ingediende maandstaat tien jaar als bewijsstuk, verwijderbaar vóór die datum alleen op uw uitdrukkelijke instructie. Een niet-aanvaarde of verlopen uitnodiging verwijderen wij zelf, automatisch, ten hoogste dertig dagen na die gebeurtenis — zodra wij die opruiming activeren. Het volledige opdrachtdossier — de opdracht, haar voorstellen en de koppeling — verwijderen wij op dezelfde manier tien kalenderjaren na de afsluiting van de opdracht; een nooit aanvaard voorstel al na negentig dagen. Zie artikel 3.4 en bijlage A.2 (A.2.1 tot en met A.2.3).

DEEL I — DE OVEREENKOMST

1. Totstandkoming, toepassingsgebied en duur

1.1 Publicatie en aanvaarding. Wij publiceren deze tekst op een vast openbaar adres, met een versienummer en een publicatiedatum; u kunt haar vóór aanvaarding openen, opslaan en afdrukken. Bij de inschrijving voor MijnUren Standard vinkt u uitdrukkelijk aan dat u akkoord gaat met de algemene voorwaarden én met deze verwerkersovereenkomst. Daarmee komt zij tussen u en ons tot stand.

1.2 Wat wij vastleggen. Per klant leggen wij vast welke versie is aanvaard, op welk tijdstip, met welk account en voor welke omgeving. Eerdere versies bewaren wij. Op verzoek bevestigen wij welke versie voor u geldt en bezorgen wij u de tekst daarvan.

1.3 Wie de Klant is. De Klant is de onderneming die onder de bij de inschrijving vastgelegde gegevens het abonnement of het gratis plan activeert. Die gegevens identificeren de partij bij deze overeenkomst: de officiële ondernemingsnaam; het ondernemings- of btw-nummer; het adres; het land; de omgeving waarvoor is ingeschreven; het account dat aanvaardde; de datum en het tijdstip van aanvaarding; en het versienummer van deze tekst. Op het gratis plan vraagt de inschrijving alleen een bedrijfsnaam, een e-mailadres en een land uit; de overige gegevens vragen wij dan op wanneer dat voor de uitvoering van deze overeenkomst nodig is. Wijzigen die gegevens, dan meldt u dat via het adres in bijlage D.

1.4 Klanten van vóór de invoering. Bent u ingeschreven vóór de invoering van de aanvaardingsstroom hierboven, dan leggen wij u deze tekst één keer per e-mail voor, aan de beheerders van uw omgeving, met het versienummer en de datum vanaf wanneer zij voor u geldt; vanaf dat moment leggen wij de aanvaarde versie vast zoals in 1.2. Voor de periode daarvóór hebben wij met u geen afzonderlijke verwerkersovereenkomst vastgelegd. Deze tekst krijgt geen terugwerkende kracht.

1.5 Toepassingsgebied. MijnUren Standard op app.mijnuren.be, met inbegrip van de gratis plannen en van het gebruik van onze mobiele apps voor MijnUren: die werken met dezelfde omgeving en dezelfde gegevens. Voor MijnUren Begeleid (enterprise) maken wij bij de offerte een afzonderlijke overeenkomst op.

1.6 Duur. Deze overeenkomst geldt zolang wij namens u persoonsgegevens verwerken, en daarna tot de teruggave of verwijdering uit artikel 16 is afgerond. De versie die u hebt aanvaard, blijft gelden tot een nieuwe versie overeenkomstig artikel 18 in werking treedt.

2. Definities

• AVG — Verordening (EU) 2016/679, ook bekend als GDPR. EER — de Europese Economische Ruimte: de EU plus Noorwegen, IJsland en Liechtenstein. Hoofdstuk V AVG — het deel van de verordening dat regelt wanneer persoonsgegevens de EER mogen verlaten.
• Adequaatheidsbesluit — een beslissing van de Europese Commissie dat een land buiten de EER voldoende bescherming biedt. Standaardcontractbepalingen — het modelcontract van de Europese Commissie voor doorgifte buiten de EER.
• Wij, ons, Vangelder Solutions — Vangelder Solutions BV, met de gegevens bovenaan. MijnUren is een handels- en productnaam, geen afzonderlijke rechtspersoon.
• U, de Klant — zie artikel 1.3. Uw omgeving — het aan uw onderneming toegewezen, afgeschermde deel van MijnUren.
• Betrokkene — de persoon over wie de gegevens gaan, meestal uw medewerker.
• Subverwerker — een partij die wij inschakelen en die daarbij persoonsgegevens uit uw omgeving verwerkt; bijlage B.1 is de lijst. Peppol-toegangspunt — de partij die een elektronische factuur op het Europese Peppol-netwerk zet.

3. Rolverdeling

3.1 U bepaalt het doel van en de middelen voor de verwerking in uw omgeving en bent daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke. Wij verwerken uitsluitend in uw opdracht en zijn daarvoor de verwerker.

3.2 Onze eigen bedrijfsvoering. De administratie van uw abonnement, onze facturatie en onze boekhouding voeren wij niet op uw instructie uit; zij dienen onze eigen bedrijfsvoering als contractspartij. De partijen die wij daarvoor inschakelen staan in bijlage B.2. Deze overeenkomst regelt de verwerking die wij namens u uitvoeren en strekt zich daar niet toe uit. Blijkt een van de in bijlage B.2 genoemde verwerkingen toch namens u te gebeuren, dan gelden daarvoor de verplichtingen uit deze overeenkomst, met inbegrip van artikel 9. De beveiliging van de dienst valt hier niet onder: dat is een verplichting van ons als verwerker (artikel 32 AVG) en valt wél onder deze overeenkomst.

3.3 Bezoekersmeting. In de HR-omgeving — uren, verlof, onkosten, documenten, personeelsdossier — en op de aangemelde schermen van MijnUren Solo wordt geen analytics- of marketingtechnologie geladen. Op een vaste, gesloten lijst publieke pagina's van app.mijnuren.be — de landings-, aanmeld-, inschrijf- en supportpagina en de publieke Solo-pagina's — draait een cookieloze bezoekersmeting. Een nieuwe pagina wordt pas gemeten wanneer zij uitdrukkelijk aan die lijst wordt toegevoegd. Die meting gebeurt niet in uw opdracht en valt onder ons eigen privacy- en cookiebeleid.

3.4 De module Onderaanneming (Werven). Gebruikt u deze module niet, dan is dit onderdeel niet op u van toepassing. Deze module laat u een opdracht op een werf aan een zelfstandige onderaannemer toewijzen en zijn maandelijkse staat beoordelen, zonder dat hij uw medewerker wordt. Wat hieronder staat, is de dienst die u met deze paragraaf goedkeurt (artikel 28 lid 3 AVG): wij bepalen de vorm — welke velden gaan, welke nooit, en hoe lang wij bewaren — maar geen doeleinden.

Overgang van de koppelcode naar de uitnodiging. Tot 3 oktober 2026 koppelde u een onderaannemer met een koppelcode: u liet er een aanmaken of voerde een bestaande in, en de zelfstandige voerde die code zelf in om zijn werk aan u toe te wijzen — zo beschreef versie 1.1 van deze overeenkomst het. Sinds 3 oktober 2026 bestaat dat pad niet meer: koppelen gaat uitsluitend via de uitnodiging die hieronder staat beschreven, en een oudere app die nog een code-invoerscherm toont, wordt door onze server geweigerd met een leesbare melding. De code zelf blijft bestaan, maar uitsluitend als doorverwijzings- en kortingscode voor de inschrijving bij MijnUren Solo (zie onderaan deze paragraaf); zij koppelt niets meer aan een werf of een opdracht.

1. De zelfstandige heeft een eigen account en een eigen registratie (MijnUren Solo) waarin hij zelf zijn werkdagen, uren en kilometers bijhoudt. Zijn gegevens staan in een apart schema binnen dezelfde databank als de klantomgevingen, en hij meldt zich aan via dezelfde aanmeldvoorziening: het is een scheiding binnen de databank en in de toepassing, geen aparte databank.
2. Uitnodigen. U nodigt een onderaannemer uit voor een specifieke opdracht, met één e-mailadres dat u opgeeft — standaard het zakelijke contactadres dat u voor die onderneming hebt vastgelegd, door u aanpasbaar. Wij bewaren dat e-mailadres, een status, een technische sleutel voor de link — nooit het leesbare token zelf, en nooit in een logbestand — en een geldigheidstermijn van veertien dagen. De uitnodigingsmail noemt uw bedrijfsnaam, de werfnaam en de link; een bevestigingscode van zes cijfers, geldig tien minuten met hoogstens vijf pogingen, bevestigt dat adres voordat er iets wordt getoond, en vóór aanvaarding ziet de onderaannemer het adres zelf gemaskeerd. Dit dient uw doel om een samenwerking met een onderaannemer te organiseren (grondslag 6(1)(f) bij u); u blijft daarvoor verantwoordelijke, wij verwerker. Wij informeren de uitgenodigde zelf, uiterlijk bij deze eerste mededeling en overeenkomstig artikel 14 AVG, over wie wij zijn, het doel, de grond, welke gegevens, van wie ze komen, wie ze ontvangt, hoe lang en zijn rechten; dat ontslaat u niet van uw eigen informatieplicht (artikel 6.2). Bewaring van het uitnodigingsrecord zelf. Na de eerste gebeurtenis die een einde maakt aan de status van de uitnodiging — aanvaarding, weigering, intrekking door u, of het verstrijken van de geldigheidstermijn — bewaren wij dat record nog ten hoogste dertig dagen, waarna het automatisch wordt verwijderd; van die verwijdering houden wij een inhoudsvrije audit bij (wie, welke opdracht, welke status — nooit het e-mailadres, de bevestigingscode of de technische sleutel). Aanvaardt de onderaannemer, dan gaat het bewijs van de koppeling zelf over naar de koppeling en volgt niet deze termijn (bijlage A.2.2). Wij voeren deze automatische opruiming pas uit nadat wij haar hebben geactiveerd, en niet zonder de beheerders van uw omgeving daarover vooraf te berichten, op dezelfde manier als bij een materiële wijziging van deze overeenkomst (artikel 18).
3. Werfinfo en opdracht, vanaf de bevestigde uitnodiging. Zodra de onderaannemer met de bevestigingscode heeft aangetoond dat het uitgenodigde adres van hem is, toont de dienst hem — nog vóór hij beslist — uw bedrijfsnaam en ondernemingsnummer; de naam en het adres van de werf — straat, postcode, gemeente, land, wat een woonadres kan zijn, want nodig voor de prestatie; wat er moet worden opgeleverd, in één regel van ten hoogste tweehonderd tekens, en de periode. Zet u dat per opdracht uitdrukkelijk aan, dan toont de dienst op datzelfde moment daarnaast toegangsinformatie, waarbij u wordt geïnstrueerd daar geen persoonsgegevens in op te nemen (de dienst controleert die vrije tekst niet), en de naam van een werfleider — een medewerker van u die in uw omgeving actief is, als zakelijk contact. Weigert de onderaannemer, of verloopt of vervalt de uitnodiging, dan ziet hij die gegevens niet meer; aanvaardt hij, dan blijven ze zichtbaar zolang de koppeling actief is, en verdwijnen toegangsinformatie en werfleidernaam onmiddellijk uit zijn scherm zodra u de opdracht afsluit of de koppeling stopt (bijlage A.2.3). Het contact dat u voor uzelf vastlegt voor de toegang ter plaatse — dat een particuliere opdrachtgever van u kan zijn — delen wij in deze versie nooit met de onderaannemer, ook niet wanneer u die toegangsinformatie wél deelt: dat veld blijft dan leeg. Hoelang wij de opdrachtgegevens zelf bewaren, staat in bijlage A.2.3.
4. KBO-vergelijking. Als onderdeel van deze dienst vergelijken wij het ondernemingsnummer dat u voor de onderaannemer invoerde met het nummer in zijn eigen Solo-profiel; bij een verschil krijgt hij een waarschuwing die hij moet bevestigen. Het nummer van de ene partij tonen wij nooit aan de andere.
5. Voorstel en antwoord. U kunt de onderaannemer een dag of een periode voorstellen — nooit een uur: de dienst kent geen uurveld op een voorstel. Hij antwoordt met aanvaarden, een ander moment of nee, met een optioneel bericht. Een interne notitie die u bij een voorstel plaatst, delen wij nooit met hem. Aanvaardt hij het voorstel, of legt u het zelf als afspraak vast, dan hoort dat antwoord bij het opdrachtdossier en volgt dezelfde bewaartermijn als de opdracht zelf; wijst hij het af, trekt hij het in, of verloopt het zonder aanvaarding, dan bewaren wij het nog negentig dagen na die gebeurtenis. Zie bijlage A.2.3.
6. Maandstaat en beslissing. Per maand dient de onderaannemer bewust in: de dagen, het totaal aantal uren, het totaal aantal kilometers, het bedrag exclusief btw, een versienummer en de datum van indiening, met zijn naam en e-mailadres. U legt vast of u akkoord gaat voor facturatie of de staat betwist, met een reden; die beslissing, de reden en het e-mailadres van de beslisser gaan naar hem terug. Een betwisting gaat over de commerciële afspraak of over de staat zelf — nooit over de persoon of het vakmanschap van de onderaannemer, en wij houden geen statistieken, patronen of rangschikking per onderaannemer bij over betwistingen.
7. Bewaring van een ingediende staat en de bijbehorende beslissing. Een ingediende maandstaat is voor u een ontvangen prestatie- of verantwoordingsstuk ter ondersteuning van uw facturatie, uw boekhouding en het bewijs van de commerciële transactie — geen factuur, die loopt apart. Wij bewaren haar, met de bijbehorende beslissing en eerdere versies van dezelfde maand als één dossier, tien jaar vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op de laatste gebeurtenis die voor die versie relevant is — de indiening, een akkoord of een betwisting, of, als dat ooit technisch gekoppeld wordt, een factuur of creditnota. Een dossier wordt nooit gedeeltelijk verwijderd. Vóór die datum verwijderen wij een dossier alleen op uw uitdrukkelijke instructie: u bevestigt dat er geen wettelijke bewaarplicht, geen geschil en geen andere reden meer is om het te bewaren; een beheerder van u voert dat met tweestapsverificatie uit, met een verplichte reden, en wij leggen daarvan een inhoudsvrije audit vast — wie, wanneer, welk dossier, nooit de inhoud. Wij beslissen dat nooit zelf, en wij hebben daarvoor geen eigen supportpad. U kunt een dossier daarnaast, met reden, langer laten bewaren dan deze termijn (een "hold"); zonder uw uitdrukkelijke instructie geldt alleen de gewone termijn — ook een betwisting verlengt niets vanzelf. Ontkoppelt de onderaannemer, eindigt zijn abonnement of verwijdert hij zijn account, dan verandert dat niets aan uw kopie: die blijft zelfstandig bestaan tot de hierboven beschreven datum. Zie bijlage A.2.
8. Wat nooit wordt gedeeld, in geen van beide richtingen: of de onderaannemer op de werf is; uren per dag, start, stop, pauze of een lopende timer; kilometers per dag; materiaal, foto's of notities; tarieven; de andere klanten, werven of planning van de onderaannemer; zijn eigen werfgegevens; uw interne notities; het contact ter plaatse; de naam van uw eigen klant. Die lijst is technisch afgedwongen voor de velden die wij delen; het vrije veld "op te leveren" (hoogstens 200 tekens) filteren wij niet op inhoud — zet daar dus zelf geen naam van een klant of een particulier in.
9. Geen eigen doel. Wij verwerken de gegevens die tussen u en een onderaannemer via deze module stromen voor geen enkel eigen doel: geen profilering, geen statistieken, rangschikking of patronen per onderaannemer of per zelfstandige, geen matching en geen tariefbepaling.
10. Platformgrens. Wij bepalen nooit een tarief, matchen nooit zelf een onderaannemer aan een opdracht, rangschikken of prioriteren onderaannemers niet, lokaliseren niemand binnen deze module, leggen geen sanctie op, dwingen geen exclusiviteit af en beperken het klantenbestand van de onderaannemer niet. U stelt deze koppeling nooit verplicht als voorwaarde om een onderaannemer opdrachten te geven.

Uw omgeving biedt geen functie om dag-, uur- of kilometerregistraties van een zelfstandige aan te maken, te wijzigen of te verwijderen; wel om een opdracht, een voorstel en een maandstatus vast te leggen en een koppeling tot stand te brengen. Die begrenzing zit in onze software, niet in de rechten op de databank.

Wat wij daarnaast verwerken en u niet ziet. In het Solo-gedeelte verwerken wij van de zelfstandige aanzienlijk meer dan wat u te zien krijgt: beroep en ondernemingsgegevens, financiële gegevens en tarieven, zijn werven, zijn tijdregistratie per dagblok inclusief een lopende timer, vrije notities, zijn facturen en zijn eigen opdrachtgevers; de volledige opsomming staat in bijlage A.2. Een koppelcode kan tevens een doorverwijzings- en kortingscode zijn: voert een zelfstandige die code in bij zijn eigen inschrijving, dan koppelen wij hem aan de doorverwijzende onderneming en krijgt hij een korting. Dat is een afzonderlijk mechanisme en dient ons eigen doel, niet het uwe.

Wat deze overeenkomst dekt. Voor zover wij persoonsgegevens van een zelfstandige verwerken uitsluitend om de aan u toegewezen prestaties beschikbaar te maken en de daaruit voortvloeiende beoordeling te ondersteunen — de punten 2 tot en met 7 hierboven: uitnodigen, werfinfo, de KBO-vergelijking, een voorstel, een antwoord en de maandstaat met uw beslissing — valt die verwerking onder deze overeenkomst. De andere verwerkingen die voortvloeien uit het zelfstandige gebruik van MijnUren Solo worden niet door uw instructies bepaald; deze overeenkomst strekt zich daar niet toe uit. Verwerken wij gegevens van een zelfstandige toch op uw instructie, dan geldt zij wél.

De kilometerberekening in deze module — de weg hangt af van de app-versie van de zelfstandige. Vanaf versie 1.5 van de Solo-app voor iOS stuurt de app straat, postcode en gemeente naar onze eigen server, die de afstand opvraagt bij Azure Maps van Microsoft Ireland Operations Limited op een Europees eindpunt. Er gaan geen naam, e-mailadres of accountgegevens van de zelfstandige mee, en zijn IP-adres bereikt Microsoft niet — onze server staat ertussen. Microsoft staat al in bijlage B; deze kaartdienst valt onder dezelfde verwerkersvoorwaarden met standaardcontractbepalingen en is dus geen nieuwe subverwerker. In oudere versies stuurt de app het ingegeven adres nog als vrije tekst naar een publieke kaartdienst (Nominatim, OpenStreetMap Foundation), rechtstreeks vanaf het toestel van de zelfstandige. Het gebruiksbeleid van die dienst verbiedt uitdrukkelijk het insturen van persoonsgegevens. Volgens het eigen beleid van die dienst worden verzoekgegevens opgeslagen in het Verenigd Koninkrijk en Nederland; of daarvoor een adequaatheidsbesluit geldt, hebben wij niet vastgesteld. Een tweede dienst (openrouteservice, HeiGIT gGmbH) ontvangt daarbij uitsluitend twee coördinatenparen — geen adrestekst en geen naam. Naar beide gaan geen naam, e-mailadres of accountgegevens mee; het IP-adres van de zelfstandige onvermijdelijk wel, en met beide partijen bestaat geen verwerkersovereenkomst. Die beperking blijft gelden zolang de zelfstandige niet bijwerkt. In beide gevallen gaat het in beginsel om gegevens van de zelfstandige; omdat het adres op het scherm "Dag invullen" als vrije tekst kan worden opgegeven, kan er ook een naam van een derde in terechtkomen. Wij vermelden het omdat het bij deze module hoort.

4. Voorwerp, aard, doel en categorieën gegevens

Voorwerp. Het leveren van MijnUren als software-as-a-service voor tijdsregistratie, verlof en aanverwante personeelsadministratie. Aard. Opslaan, ordenen, raadplegen, wijzigen, verstrekken aan de gebruikers die u aanwijst, verstrekken aan derden waar de dienst dat doet — tekstherkenning, uitgaande e-mail, elektronische facturatie — exporteren en wissen. Doel. Uitsluitend het leveren, onderhouden en beveiligen van de dienst en het uitvoeren van wat u en uw gebruikers erin doen. Duur. Zoals bepaald in artikel 1.6.

Wij gebruiken de persoonsgegevens uit uw omgeving niet voor eigen analyses en niet voor profilering, en wij bieden ze niet aan voor het trainen van modellen. Voor de tekstherkenningsdienst uit bijlage B.1 geldt bovendien de contractuele beperking dat die leverancier onze gegevens niet mag gebruiken voor profilering, reclame of marktonderzoek gericht op nieuwe functies, diensten of producten. Een dienstspecifieke uitspraak of de aangeboden bonafbeelding voor algemene modelverbetering wordt gebruikt, geeft die leverancier niet; wij hebben dat niet vastgesteld en beweren er daarom niets over.

Categorieën betrokkenen en persoonsgegevens. Zie bijlage A. Vijf punten lichten wij hier uit.

1. Authenticatiegegevens. Het wachtwoord zelf bewaren wij niet, alleen een onomkeerbare afgeleide ervan; verder de bevestiging van het e-mailadres, tweestapsverificatiefactoren en aanmeldmomenten.
2. De uitkomst van de bonscan. Van een gefotografeerde onkostenbon bewaren wij de afbeelding én de gestructureerde uitkomst van de tekstherkenning. De afbeelding wordt daarvoor naar de dienst uit bijlage B.1 verstuurd; alleen de herkende velden komen terug in uw omgeving, en onze scanroute bewaart de afbeelding zelf niet.
3. Het bewijsrecord bij elektronisch ondertekenen. Wie een document ondertekent, laat een bewijsrecord na met IP-adres, browsergegevens, tijdstip, de tekst waarmee is ingestemd en een handtekeningafbeelding. Dat zijn gegevens van uw medewerker, niet louter technische gegevens.
4. Vrije tekstvelden zitten door de hele dienst heen — de toelichting bij een verlofaanvraag, een opmerking bij een beoordeling, een reden bij een saldocorrectie, een motivatie bij een correctieverzoek. Het product verhindert niet dat een medewerker daar gezondheidsgegevens in typt; houd daar bij uw eigen beoordeling rekening mee.
5. E-mail is een uitgangsroute. Meldingen, goedkeuringsoverzichten, de correctieflow en, wanneer u die functie instelt, de maandelijkse aanlevering aan uw boekhouder verlaten uw omgeving per e-mail. Een goedkeuringsoverzicht of een correctieverzoek kan daarbij het registratietype "ziekte" bevatten — dan verlaat het feit van arbeidsongeschiktheid uw omgeving per e-mail. Wij dragen uitgaande e-mail over aan de dienst uit bijlage B.1, die de aflevering doet. Of de verbinding met de mailserver van de ontvanger versleuteld is, bepaalt die ontvanger; wij kunnen het niet afdwingen en hebben het niet vastgesteld.

Maandelijkse aanlevering aan uw boekhouder. Stelt u een boekhoudadres in en zet u die aanlevering aan, dan sturen wij één keer per maand de goedgekeurde onkosten van de voorbije maand — met de bonafbeeldingen en een overzichtsbestand — naar dat adres. Bij veel bonnen verdelen wij dat over meerdere berichten. Wij kiezen die ontvanger niet en schakelen hem niet in: wij versturen naar het adres dat u zelf instelt. Wat hij vervolgens met die gegevens doet, gebeurt buiten onze opdracht en buiten deze overeenkomst. Zet u die functie niet aan, dan gebeurt het niet.

Bijzondere categorieën. Het feit van arbeidsongeschiktheid wordt verwerkt op elk plan waarop kalender en verlof aanstaan — elk betaald plan, vanaf de eerste dag: ziekte is een standaard registratietype en ziekte-uren verschijnen in de maandrapportage van uw beheerder. Op het gratis Onderaannemingsplan staan kalender en verlof niet aan. Gebruikt u de module Documenten, dan kunnen medische attesten daarin voorkomen onder de vaste categorie "attest". Daarnaast kan een medewerker gezondheidsgegevens in een vrij tekstveld invoeren zonder dat het product daarom vraagt.

Dit zijn bijzondere categorieën in de zin van artikel 9 AVG. De beoordeling van de uitzonderingsgrond onder artikel 9 lid 2 AVG en van wat uw nationale arbeidsrecht een werkgever toestaat te verzamelen, ligt bij u; deze overeenkomst neemt die beoordeling niet over en spreekt zich er niet over uit (artikel 6.3). Voor deze gegevens geldt bij ons: wij verwerken ze uitsluitend voor het leveren van de dienst, toegang kan alleen langs de twee wegen van artikel 7 en alleen door personen die zich tot vertrouwelijkheid hebben verbonden, en op verzoek leveren wij u het aantal en de functiecategorieën van die personen — aan een toezichthoudende autoriteit leveren wij op verzoek hun namen.

Wie er binnen úw omgeving bij kan. Een attest is zichtbaar voor de betrokkene zelf en voor iedere gebruiker aan wie u de beheerdersrol hebt gegeven. Een afzonderlijke HR-bevoegdheid bestaat niet in het product: wie beheerder is, ziet alle documenten van alle medewerkers, ook die in de categorie attest. Een rapporteur en een gewone gebruiker kunnen er niet bij. Houd daar rekening mee bij het toekennen van de beheerdersrol; die keuze is de uwe (artikel 6.5).

Modules die vandaag niet activeerbaar zijn. Wij hebben een module Afwezigheid+ en een module Personeelsdossier gebouwd, maar zij kunnen op een Standard-omgeving niet worden aangezet — niet door u, en niet door ons via de beheerfuncties in het product of ons beheerplatform. Zolang dat zo is, vinden die verwerkingen bij u niet plaats. Bijlage A beschrijft ze als toekomstig, zodat u weet wat er zou gebeuren als wij ze vrijgeven; geven wij ze vrij, dan is dat een materiële wijziging in de zin van artikel 18.

5. Instructies van de verwerkingsverantwoordelijke

Wij verwerken uitsluitend op uw gedocumenteerde instructie. Deze overeenkomst, de algemene voorwaarden en het gebruik dat u en uw gebruikers van de dienst maken, gelden als die instructie.

Een nieuwe instructie geeft u schriftelijk, via het adres in bijlage D. Wij bevestigen binnen tien werkdagen of wij haar kunnen uitvoeren; kunnen wij dat niet, dan zeggen wij dat schriftelijk, met de reden. Twee soorten instructie kunnen wij vandaag niet uitvoeren: "verwijder dit ook uit de back-ups" en "herstel dit verwijderde bestand" (bijlage C.9).

Doorgifte. Uw instructie omvat uitdrukkelijk ook doorgiften van persoonsgegevens naar een derde land of een internationale organisatie. Wij geven niet door buiten het kader van artikel 10 en bijlage B.1.

Wettelijke verplichting. Verplicht een wettelijk voorschrift ons toch tot een verwerking of een doorgifte, dan melden wij u dat vooraf, tenzij dat voorschrift de melding verbiedt om gewichtige redenen van algemeen belang.

Strijdige instructie. Menen wij dat een instructie van u in strijd is met de AVG of met andere gegevensbeschermingsregels, dan stellen wij u daarvan onmiddellijk in kennis. Wij mogen de uitvoering van die instructie opschorten totdat u haar schriftelijk bevestigt of intrekt.

6. Verplichtingen van de Klant

1. Rechtsgrond. U zorgt voor een geldige rechtsgrond onder artikel 6 AVG voor wat u via MijnUren verwerkt.
2. Informeren. U informeert uw medewerkers en andere betrokkenen overeenkomstig de artikelen 13 en 14 AVG. Gebruikt u de module Onderaanneming (artikel 3.4), dan hoort daar uitdrukkelijk bij: de werfleider die u als gedeeld zakelijk contact aanwijst; een particuliere opdrachtgever van wie u het contact ter plaatse vastlegt — ook al delen wij dat in deze versie nooit met de onderaannemer, u verwerkt het wel voor uw eigen administratie, en voor een particulier weegt u die verwerking af tegen zijn belangen (artikel 6(1)(f)); en de onderaannemer die u uitnodigt — wij geven hem zelf een eerste artikel 14-mededeling bij de uitnodiging (artikel 3.4), maar dat ontslaat u niet van uw eigen informatieplicht via de kanalen die u met hem gebruikt.
3. Bijzondere categorieën. U beoordeelt de uitzonderingsgrond onder artikel 9 lid 2 AVG en wat uw arbeidsrecht toestaat. Houd er daarbij rekening mee dat het feit van arbeidsongeschiktheid op elk betaald plan hoe dan ook wordt verwerkt (artikel 4).
4. Wat u invoert. U staat in voor de juistheid en de rechtmatigheid van de gegevens, documenten en instructies die u en uw gebruikers in MijnUren plaatsen.
5. Gebruikersbeheer. U kent toegangsrechten toe, wijzigt ze en trekt ze tijdig in, en beslist wie in uw omgeving beheerder is. MijnUren kent per persoon één gebruikersaccount, dat aan meer dan één omgeving gekoppeld kan zijn: deactiveert u een gebruiker die ook bij een andere MijnUren-omgeving hoort, dan blokkeert dat zijn aanmelding overal. Het gebruikersaccount is dus niet exclusief aan uw omgeving toegewezen.
6. Bewaartermijnen. Het vaststellen en toepassen van bewaartermijnen tijdens de looptijd blijft in de regel uw taak; het product dwingt ze zelf niet af. Voor zover de goedgekeurde dienstbeschrijving van een module een eigen, technische bewaarstandaard afdwingt, geldt die als vaste ondergrens of automatische opruiming naast uw eigen beleid. Voor de module Onderaanneming is dat, vandaag, het ingediende maandstaatdossier (artikel 3.4, punt 7, en bijlage A.2.1 — een vaste bewaartermijn, waarbinnen u het gecontroleerde instructie- en holdpad houdt dat daar beschreven staat), de bewaring van een uitnodiging na een terminale gebeurtenis (artikel 3.4, punt 2, en bijlage A.2.2 — een automatische opruiming die wij pas uitvoeren ná activering en aankondiging), en de bewaring van de opdracht- en afspraakgegevens zelf (artikel 3.4, punten 3 en 5, en bijlage A.2.3 — tien kalenderjaren vanaf de afsluiting van de opdracht, negentig dagen voor een nooit aanvaard voorstel, met hetzelfde holdpad en dezelfde activerings- en aankondigingsvoorwaarde).
7. Incidenten. U beoordeelt een incident dat wij u melden en beslist over de melding aan uw toezichthouder en aan de betrokkenen. Wij leveren de informatie waarover wij beschikken en melden nooit in uw plaats.
8. Rechtmatig gebruik. U gebruikt MijnUren niet voor verwerkingen die in strijd zijn met toepasselijke wetgeving.

Uw rechten onder deze overeenkomst, op één plaats: instructies geven (artikel 5), bijstand vragen (artikelen 12 en 13), een melding van een inbreuk ontvangen (artikel 11), bezwaar maken tegen een nieuwe subverwerker en opzeggen (artikel 9), auditeren (artikel 15), bij het einde kiezen tussen teruggave en verwijdering (artikel 16), en opschorting of beëindiging vorderen wanneer wij tekortschieten (artikel 17). Deze opsomming laat onze eigen verplichtingen onverlet: wij blijven aansprakelijk voor de nakoming van de artikelen 28, 29, 31, 32 en 33 lid 2 AVG en van deze overeenkomst, ongeacht wat u doet of nalaat, en de beperking van de omvang van onze schadevergoeding in artikel 17 verandert daar niets aan. Beschikken wij over informatie of functies die u nodig heeft om het bovenstaande na te komen, dan stellen wij die ter beschikking.

7. Vertrouwelijkheid en toegang door Vangelder Solutions

Wij zorgen ervoor dat iedereen bij ons die toegang heeft tot persoonsgegevens uit uw omgeving zich tot vertrouwelijkheid heeft verbonden, ook na afloop van zijn betrokkenheid, en uitsluitend op onze instructie verwerkt. Dat geldt voor onze medewerkers en voor de zelfstandige medewerkers die wij inschakelen; voor het personeel van subverwerkers gelden de verplichtingen uit artikel 9. Wij hebben op twee manieren toegang tot uw gegevens.

7.1 Supporttoegang tot uw omgeving. Een medewerker van ons kan zichzelf toegang tot uw omgeving geven, uitsluitend wanneer dat noodzakelijk is voor support, onderhoud, beveiliging of herstel. Daarvoor geldt:

• De toegang wordt verleend als beheerdersrol. Een beperkte supportrol bestaat niet in het product. Een supportmedewerker kan dus, zolang de toegang loopt, zien wat een beheerder van u ziet, met inbegrip van documenten in de categorie "attest".
• De toegang loopt af na 72 uur. Wie op het moment van aflopen al in uw omgeving werkte, wordt pas bij een volgende opruimronde afgesloten; tussen het aflopen en dat moment kan tot ongeveer een etmaal zitten. Wij kunnen een toegang ook eerder intrekken en doen dat zodra het werk klaar is.
• Elke verlening, verlenging en intrekking wordt vastgelegd — wie, welke omgeving, welk tijdstip — ongeacht langs welke weg die toegang wordt verleend. Vastgelegd wordt het verlenen van de toegang, niet elke afzonderlijke raadpleging. Voor de toegang uit 7.2 geldt dit niet.
• U kunt in de toepassing niet zelf zien wie van ons toegang heeft: wij filteren onze accounts uit de lijsten die u als klant te zien krijgt. Daar staat tegenover dat wij u op verzoek binnen tien werkdagen een overzicht leveren van onze accounts met actuele supporttoegang tot uw omgeving en van elke verlening, verlenging en intrekking die sinds 17 augustus 2026 is vastgelegd. Voor de periode daarvóór is ons logboek onvolledig; wat wij daarover hebben, leveren wij.

7.2 Toegang uit hoofde van infrastructuurbeheer. De toepassing werkt met volledige rechten op de databank, en onze beheerders hebben toegang tot de beheerconsoles van onze subverwerkers en tot de broncode- en uitrolomgeving. Die toegang is noodzakelijk om de dienst te laten werken en wordt niet afzonderlijk vastgelegd. Het aantal personen met die toegang is beperkt, zij hebben zich tot vertrouwelijkheid verbonden, en de toegang tot die consoles is beveiligd met tweestapsverificatie.

8. Beveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen zoals artikel 32 AVG die verlangt. Bijlage C beschrijft wat er vandaag is, met inbegrip van wat die maatregelen niet dekken. Wij toetsen die maatregelen periodiek op doeltreffendheid, ten minste jaarlijks en na elke wezenlijke wijziging aan de dienst of aan de infrastructuur, en werken bijlage C bij wanneer de beschrijving niet meer klopt.

Wij mogen maatregelen vervangen of aanpassen; het beschermingsniveau mag daardoor niet dalen. Kan dat in een concreet geval niet worden vermeden — bijvoorbeeld omdat een leverancier een functie stopzet — dan werken wij bijlage C bij en brengen wij de beheerders van uw omgeving daarvan op de hoogte. Een wezenlijke verzwakking van een maatregel uit bijlage C geldt als een materiële wijziging in de zin van artikel 18, met dezelfde opzegmogelijkheid.

Een actuele technische beschrijving van de dienst bezorgen wij u op verzoek, binnen de termijn uit bijlage D. Dat document maakt geen deel uit van deze overeenkomst.

9. Subverwerkers

U geeft algemene toestemming voor het inschakelen van subverwerkers. De actuele lijst staat in bijlage B.1, met per partij de rechtspersoon, wat zij doet, waar zij verwerkt en welke waarborgen gelden. Bijlage B.1 is de bindende lijst; wijkt een publiek overzicht van ons daarvan af, dan geldt bijlage B.1.

Verplichtingen van de subverwerker. Wij komen met elke subverwerker verplichtingen overeen die niet lichter zijn dan die uit deze overeenkomst, zoals artikel 28 lid 4 AVG verlangt. In de praktijk nemen wij daarvoor de standaardvoorwaarden van de betrokken partij af; wij hebben ze niet zelf opgesteld. Wat per partij is vastgesteld en wat niet, staat in bijlage B.1; waar die bijlage vermeldt dat een verwerkersovereenkomst niet is vastgesteld, is die dekking vandaag niet aantoonbaar en werken wij eraan haar te sluiten. Komt een subverwerker zijn verplichtingen niet na, dan blijven wij jegens u volledig aansprakelijk voor zijn handelen; artikel 17 regelt de omvang van de schadevergoeding.

Wat u van ons kunt vragen. Vraagt u om de verwerkersvoorwaarden die met een subverwerker gelden, dan bezorgen wij u binnen tien werkdagen het exemplaar of de vindplaats ervan, en op een later verzoek de dan geldende versie; wat een leverancier als bedrijfsgeheim behandelt, mogen wij weglaten. Stellen wij vast dat een subverwerker zijn verplichtingen niet nakomt, dan melden wij u dat, ook wanneer er geen sprake is van een inbreuk in verband met persoonsgegevens. De Europese modelbepalingen voorzien daarnaast in een beding waarmee u bij een subverwerker rechtstreeks wissing of teruggave kunt afdwingen als wij zouden wegvallen; bij de partijen waarvan wij standaardvoorwaarden afnemen, hebben wij dat beding niet kunnen bedingen. Op verzoek bezorgen wij u in plaats daarvan de accountreferenties en contactpunten bij elke subverwerker, zodat u in dat geval zelf kunt handelen.

Wijzigingen aan de lijst. Voegen wij een subverwerker toe of vervangen wij er een, dan werken wij bijlage B.1 bij en brengen wij de beheerders van uw omgeving daarvan ten minste dertig dagen vóór de ingangsdatum op de hoogte. U kunt binnen dertig dagen na dat bericht gemotiveerd bezwaar maken; komen wij er samen niet uit, dan kunt u de betrokken dienst of het abonnement kosteloos opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat, en voor de periode daarna brengen wij u niets meer in rekening.

Noodvervanging. Valt een partij feitelijk weg, of moeten wij haar vervangen om een beveiligingsprobleem te verhelpen dat geen uitstel duldt, dan berichten wij u onverwijld en uiterlijk binnen vijf werkdagen ná de wijziging, met de reden. Buiten die twee gevallen geldt de termijn van dertig dagen vooraf onverkort. Bij een noodvervanging gaat uw bezwaartermijn van dertig dagen in op de dag van ons bericht, en werkt een opzegging op grond daarvan terug tot de datum van de wijziging: wat u voor de periode vanaf die datum heeft betaald, betalen wij terug.

10. Internationale doorgiften

Waar er wordt verwerkt. Waar elke subverwerker verwerkt, en hoe wij dat hebben vastgesteld, staat per partij in bijlage B.1. De opslag van de gegevens uit uw omgeving vindt bij de daar genoemde partijen binnen de EER plaats. Voor de databank waarborgt de leverancier opslag in de aangewezen regio en verwerking die daar hoofdzakelijk plaatsvindt; verwerking die volledig binnen de EER blijft, waarborgt hij niet. Eén partij verwerkt daarnaast account- en organisatiegegevens van ons buiten de EER, ongeacht de gekozen regio; dat staat bij die partij vermeld.

Toegang vanuit derde landen. Verschillende van onze subverwerkers hebben een moederbedrijf of ondersteunende vestigingen buiten de EER. Wij kunnen niet uitsluiten dat er vanuit een derde land toegang tot gegevens plaatsvindt, bijvoorbeeld voor ondersteuning of onderhoud; voor zover dat gebeurt, geldt het als een doorgifte in de zin van hoofdstuk V AVG. Waar dit vandaag speelt: de botbescherming op ons registratieformulier draait op een wereldwijd netwerk en verwerkt daarbij het IP-adres en technische verzoekgegevens van de bezoeker; voor doorgifte naar de vestigingsstaat van onze databankleverancier gelden standaardcontractbepalingen. Uw omgeving zelf wordt rechtstreeks door Azure bediend en loopt niet over het netwerk van Cloudflare; die partij levert daar DNS.

Mechanismen. Wij geven persoonsgegevens uit uw omgeving alleen buiten de EER door op een grondslag uit hoofdstuk V AVG: een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie met de aanvullende maatregelen die daarbij nodig zijn, of een andere geldige grondslag. Welk mechanisme per partij geldt, staat in bijlage B.1. Bij één partij ontbreekt een bewijsstuk van de aanvaarding: haar verwerkersovereenkomst komt volgens haar eigen voorwaarden tot stand zodra iemand de dienst gebruikt, en zij geldt dus ook voor ons, maar wij kunnen geen aanvaardingsmoment aanwijzen. Wij schrijven haar daarom wel het mechanisme uit haar eigen voorwaarden toe en vermelden die beperking erbij. Deze bepaling ziet op de verwerking die onder deze overeenkomst valt; de verwerking door de kaartdiensten uit artikel 3.4 wordt niet door uw instructies bepaald en valt daarom niet onder deze overeenkomst; zij is daar als beperking beschreven.

Uitgaande e-mail. Stuurt de dienst op uw instelling gegevens per e-mail naar een ontvanger die u zelf kiest — uw boekhouder, uw medewerkers — dan bepaalt u die ontvanger, en daarmee ook de grondslag en, waar die ontvanger zich buiten de EER bevindt, de doorgifte. Wij versturen; wij kiezen de bestemming niet.

11. Inbreuken in verband met persoonsgegevens

Wij informeren u over een inbreuk in verband met persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging en, waar redelijkerwijs mogelijk, binnen 48 uur na kennisneming. Die 48 uur is een inspanningsverbintenis binnen de norm "zonder onredelijke vertraging" van artikel 33 lid 2 AVG; zij verkort noch verlengt de termijn waarbinnen u zelf moet melden.

Kennisneming is het moment waarop iemand bij ons redelijkerwijs kon weten dat er iets mis was — niet het moment waarop wij weten wát er gebeurd is, en niet het moment waarop het is opgelost. Krijgen wij een melding van een subverwerker, dan begint de termijn bij die melding.

De melding bevat ten minste de informatie waarover wij op dat ogenblik beschikken: de aard van de inbreuk, de betrokken categorieën en het geschatte aantal betrokkenen en gegevens, de waarschijnlijke gevolgen, de genomen of voorgestelde maatregelen, en het contactpunt uit bijlage D. Zijn er gezondheidsgegevens bij betrokken, dan vermelden wij dat uitdrukkelijk. Is de informatie nog niet volledig, dan melden wij toch en leveren wij in fasen aan zodra er meer bekend is.

Hoe wij een incident opmerken. Onze detectie berust op foutmeldingen uit de toepassing, op meldingen van onze leveranciers, en op een periodieke eigen controle van die signalen, die wij onszelf hebben opgelegd. Wij bewaken niet permanent, wij hebben geen bemande wachtdienst en wij beloven geen realtime detectie. Het moment van kennisneming kan daardoor later liggen dan het moment waarop een incident ontstond, en de termijn van 48 uur loopt vanaf dat latere moment.

Wij melden nooit in uw plaats — niet aan een toezichthoudende autoriteit en niet aan uw betrokkenen. Dat is uw beslissing en uw melding.

12. Bijstand bij rechten van betrokkenen

Richt een betrokkene zich rechtstreeks tot ons, dan verwijzen wij hem naar u en brengen wij u daarvan onverwijld op de hoogte; wij beantwoorden zo'n verzoek niet zelf, tenzij u ons daartoe schriftelijk opdracht geeft. Wij verlenen u redelijke bijstand bij verzoeken om inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid en bezwaar, en bij een verzoek over geautomatiseerde besluitvorming (artikel 22 AVG) — rekening houdend met de aard van de verwerking en voor zover dat mogelijk is. Wij reageren op uw verzoek om bijstand binnen tien werkdagen, zodat u uw eigen termijn kunt halen. Dat is onze reactietermijn; de termijn waarbinnen u uw medewerker moet antwoorden, volgt uit de AVG en staat daar los van.

Wat u zelf kunt. De exportfuncties in de dienst leveren de urenregistratie per maand, de onkosten en het maandoverzicht onderaanneming van uw omgeving. Zij leveren geen dossier per persoon: verlofaanvragen met hun toelichting, correctieverzoeken, saldocorrecties, documentgegevens, leesbevestigingen en bewijsrecords bij ondertekening halen wij op verzoek met de hand op. Rectificatie doet u in de toepassing zelf; lukt dat niet omdat een veld niet bewerkbaar is, dan corrigeren wij het en bevestigen wij wat er is gewijzigd.

Deactiveren is geen verwijderen. Het account wordt geblokkeerd en de gebruiker kan zich niet meer aanmelden, maar er wordt niets gewist: naam, e-mailadres, urenregistraties, verlofbeslissingen, documenten en onkosten blijven staan, omdat de historiek ernaar verwijst. In lijsten, rapportages en exports verdwijnt de persoon standaard uit beeld, maar een beheerder kan hem met één keuze weer opnemen. Deactiveren is dus geen beperking van de verwerking (artikel 18 AVG): de gegevens blijven onverkort beschikbaar. Wat wij daarvoor wél kunnen doen, spreken wij per geval af — de betrokken registraties uit lopende rapportages houden of ze verwijderen.

Wissen is geen productfunctie. Het definitief wissen van de gegevens van één medewerker is geen functie in het product. Moet u een verzoek tot wissing uitvoeren, meld dat dan via het adres in bijlage D: wij reageren binnen tien werkdagen en voeren de wissing binnen dertig dagen uit, en bevestigen achteraf schriftelijk wat er is gebeurd. Twee beperkingen horen erbij. Ten eerste kunnen gewiste gegevens nog voorkomen in een back-up van de databank zolang onze hostingpartner die bewaart (bijlage C.7); zolang zij daarin aanwezig zijn, blijven zij onderworpen aan deze overeenkomst en worden zij niet meer actief verwerkt. Ten tweede geldt voor geüploade bestanden de beperking uit bijlage C.9, punt 2: na een herstel van de databank kunnen wij niet met zekerheid stellen dat er geen bestand is achtergebleven.

13. Bijstand bij de artikelen 32 tot en met 36 AVG

Wij verlenen u redelijke bijstand bij het nakomen van uw verplichtingen onder de artikelen 32 tot en met 36 AVG, rekening houdend met de aard van de verwerking en met de informatie waarover wij beschikken. Dat omvat uitdrukkelijk:

• de beveiliging van de verwerking (artikel 32);
• uw melding aan de toezichthouder en uw mededeling aan betrokkenen (artikelen 33 en 34);
• een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (artikel 35) en een voorafgaande raadpleging van de toezichthouder (artikel 36);
• het accuraat en actueel houden van de gegevens: komen wij bij ons werk te weten dat gegevens die wij voor u verwerken onjuist of achterhaald zijn, dan lichten wij u daarover onverwijld in.

Bijlage C is opgesteld om als bouwsteen voor uw eigen effectbeoordeling te kunnen dienen; een actuele technische beschrijving bezorgen wij op verzoek (artikel 8).

14. Toezichthouder, verwerkingsregister en overheidsverzoeken

Wij werken op verzoek samen met de toezichthoudende autoriteit (artikel 31 AVG). Wij houden een register bij van de categorieën verwerkingen die wij namens u uitvoeren (artikel 30 lid 2 AVG) en stellen dat op verzoek ter beschikking aan u en aan een toezichthoudende autoriteit (artikel 30 lid 4). De informatie uit artikel 15, met inbegrip van de resultaten van een audit, stellen wij op verzoek eveneens ter beschikking van de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

Ontvangen wij van een overheidsinstantie een verzoek om persoonsgegevens uit uw omgeving, dan melden wij u dat voor zover dat wettelijk is toegestaan, verstrekken wij niet meer dan strikt vereist, en betwisten wij het verzoek waar daarvoor redelijke gronden bestaan.

15. Audit en verantwoording

Wij stellen u alle informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat de verplichtingen uit artikel 28 AVG worden nagekomen.

U mag auditeren. U mag zelf een audit uitvoeren of die laten uitvoeren door een deskundige die u aanwijst en die tot geheimhouding is gehouden; wij verplichten u niet iemand in te huren. Wij dragen actief bij: wij wijzen een contactpersoon aan, leveren de gevraagde documentatie en beantwoorden vragen. Een audit kan een bezoek aan onze bedrijfsruimten omvatten; wij beschikken niet over eigen serverruimte voor MijnUren — de dienst draait volledig bij de partijen uit bijlage B.1 — dus zo'n bezoek gaat over onze werkplekken, onze toegangsmiddelen en onze documentatie.

Twee grenzen, die volgen uit hoe de dienst is gebouwd. MijnUren Standard is een gedeelde omgeving (bijlage C.1). In de databank staan ook gegevens van andere klanten; die kunnen wij u niet laten inzien. In de plaats daarvan bieden wij bij een audit: inzage in de scheidingsregels en de configuratie waarop die scheiding berust, een demonstratie op een testomgeving, en een gerichte uitvoer van de gegevens van uw eigen omgeving. En een audit bij een subverwerker loopt via de rapportages en documentatie die die partij ons ter beschikking stelt; toegang tot hun infrastructuur kunnen wij niet verschaffen.

Praktische afspraken. Ten hoogste eenmaal per kalenderjaar, na een aankondiging van ten minste dertig dagen, tijdens kantooruren en zonder de dienstverlening te verstoren. U draagt de kosten van uw eigen audit, tenzij daaruit een wezenlijke tekortkoming van ons blijkt. Die frequentie- en aankondigingsbeperking geldt niet na een inbreuk in verband met persoonsgegevens, niet wanneer een toezichthoudende autoriteit erom verzoekt, en niet wanneer u concrete aanwijzingen heeft dat wij deze overeenkomst niet naleven. Beschikbare rapportages of certificeringen van onze subverwerkers delen wij op verzoek, voor zover wij daartoe gerechtigd zijn. Wij beschikken zelf niet over een certificering of een goedgekeurde gedragscode en voeren er ook geen.

16. Teruggave en verwijdering bij het einde

Van de gegevens in uw omgeving verwijderen wij tijdens de looptijd automatisch alleen wat hieronder met name staat; voor al het andere verwijdert u zelf, of vraagt u ons dat te doen. Urenregistraties, verlof, afwezigheden, documenten en onkosten blijven bewaard tot u ze verwijdert of ons vraagt dat te doen. Vandaag ruimen wij, telkens volgens een vaste regel, twee zaken buiten uw omgeving automatisch op: de tellers van de snelheidsbeperking op het registratieformulier, na twee dagen, en niet-bevestigde registratie-accounts, na veertien dagen. Daar komen, telkens zodra wij ze activeren, twee automatische opruimingen bij — dit keer binnen uw omgeving: een niet-aanvaarde of verlopen uitnodiging van een onderaannemer in de module Onderaanneming, ten hoogste dertig dagen na die gebeurtenis (artikel 3.4, punt 2, en bijlage A.2.2); en het volledige opdrachtdossier van diezelfde module — de opdracht, haar voorstellen en de koppeling — tien kalenderjaren na de afsluiting van de opdracht (artikel 3.4, punten 3 en 5, en bijlage A.2.3). Wij activeren geen van beide zonder de beheerders van uw omgeving daarover vooraf te berichten, op dezelfde manier als bij een materiële wijziging van deze overeenkomst (artikel 18). Voor een ingediend maandstaatdossier geldt geen automatische verwijdering, wel een afgedwongen ondergrens vóór de bewaardatum; u verwijdert zo'n dossier vóór die datum alleen zelf, met een uitdrukkelijke instructie (bijlage A.2.1).

De tijdlijn bij het einde. Het ankerpunt is het einde van de betaalde periode. Bestaat er geen betaalde periode — zoals op het gratis Onderaannemingsplan — dan is het ankerpunt de sluitingsdatum die wij met u afspreken en schriftelijk bevestigen.

• Tot het ankerpunt werkt uw omgeving normaal. Exporteer uw gegevens vóór die datum.
• De dag daarna wordt de omgeving gesloten. Alleen de aanmeldstappen en de abonnements- en accountpagina blijven bereikbaar; de exportfunctie in de toepassing werkt dan niet meer.
• Dag 0 tot 30 na sluiting. Uw gegevens blijven bewaard. Binnen die termijn kiest u tussen teruggave en verwijdering; wij herinneren u vóór het verstrijken van die termijn aan die keuze. Maakt u geen keuze, dan verwijderen wij. Vraagt u alsnog om een export, dan leveren wij die via het adres in bijlage D.
• Dag 31 tot 90. Uw gegevens blijven bewaard en worden niet meer actief verwerkt, behalve om een teruggave uit te voeren.
• Uiterlijk dag 90 voeren wij de verwijdering uit, en eerder wanneer u daarom vraagt. Wij bevestigen de uitvoering schriftelijk aan de beheerders van uw omgeving, zonder dat u daarom hoeft te vragen.
• Daarna kunnen de gegevens nog voorkomen in een back-up van de databank, zolang onze hostingpartner die bewaart (bijlage C.7), en geüploade bestanden in onze eigen back-up van bestanden, tot dertig dagen na hun verwijdering (bijlage C.7); zolang zij daarin aanwezig zijn, blijven zij onderworpen aan deze overeenkomst en worden zij niet meer actief verwerkt. Langer bewaren wij alleen wat een wettelijke bewaarplicht vereist — met name de fiscale bewaartermijn voor facturatiegegevens — en de vastlegging van uw aanvaarding uit artikel 1.2. Die gegevens worden niet meer actief verwerkt.

Teruggave. De teruggave omvat alle persoonsgegevens die wij namens u verwerken. Een export in een gangbaar, machineleesbaar formaat geldt als teruggave; wat die export omvat, laten wij u op verzoek zien vóór u kiest. Geüploade bestanden — bonnen, loonbrieven, contracten, attesten — zitten er niet automatisch in. Zolang uw omgeving bestaat kunt u ze zelf downloaden; daarna leveren wij ze op verzoek apart aan.

Kopieën bij derden. Voor wat per e-mail naar uw boekhoudadres is gegaan hebben wij geen enkele zeggenschap; dat regelt u met die ontvanger. Voor het Peppol-toegangspunt gelden de bewaartermijnen uit bijlage B.1; wij kunnen daar om verwijdering verzoeken, maar het resultaat niet waarborgen.

Verwijderen bij het einde van de overeenkomst is bij ons handwerk. Er draait geen taak die de verwijdering ná afloop van uw omgeving uitvoert of afdwingt; een medewerker voert ze uit, en de negentig dagen hierboven zijn dus een verbintenis van mensen, niet van een systeem — anders dan de automatische opruimingen tijdens de looptijd die hierboven staan: die lopen wél als een systeemtaak, maar wissen nooit uw omgeving als geheel. Geüploade bestanden zitten sinds 19 augustus 2026 in een eigen dagelijkse back-up (bijlage C.7); na een herstel van de databank kunnen wij nog steeds niet met zekerheid stellen dat er geen bestanden achterblijven waarvan de toepassing de verwijzing kwijt is (bijlage C.9, punt 2).

Schorsing wegens niet-betaling is geen beëindiging. Wordt uw omgeving om die reden gesloten, dan blijven uw gegevens bewaard en start de tijdlijn hierboven niet. Duurt zo'n schorsing langer dan zes maanden, dan beschouwen wij de overeenkomst als beëindigd en start de tijdlijn alsnog; wij berichten u dat ten minste dertig dagen vooraf.

17. Aansprakelijkheid en niet-nakoming

De aansprakelijkheidsregeling uit de algemene voorwaarden is van toepassing, voor zover dwingend recht dat toelaat. Die regeling beperkt de omvang van onze aansprakelijkheid; wij wijzen u daar uitdrukkelijk op. Wat een dergelijke beperking uiteindelijk standhoudt, bepaalt het toepasselijke recht en niet deze overeenkomst; wij doen daarover hier geen uitspraak. Daarbij gelden vier preciseringen die deze overeenkomst zelf vastlegt en die onafhankelijk van die beperking werken:

1. Artikel 82 AVG blijft onverkort gelden. Een contractueel plafond werkt niet tegenover een betrokkene die schadevergoeding vordert.
2. Onderling verhaal blijft mogelijk. Heeft een van ons meer betaald dan zijn deel van de verantwoordelijkheid, dan kan hij het overschot op de ander verhalen (artikel 82 lid 5 AVG).
3. De beperking geldt niet bij opzet of zware fout, noch voor schade die naar dwingend recht niet mag worden beperkt.
4. Voor geüploade bestanden bestaat sinds 19 augustus 2026 een eigen back-up (bijlage C.7); daarvóór bestond die niet. Voor bestanden die vóór die datum verloren zijn gegaan, en voor bestanden die na een herstel van de databank niet meer aan de toepassing bekend zijn (bijlage C.9, punt 2), beroepen wij ons niet op de uitsluiting van schade door dataverlies in de algemene voorwaarden.

Wanneer wij tekortschieten. Kunnen wij om welke reden dan ook niet langer voldoen aan een verplichting uit deze overeenkomst of aan een maatregel uit bijlage C, dan brengen wij u daarvan onverwijld op de hoogte, met de reden en met wat wij eraan doen. Komen wij een verplichting uit deze overeenkomst niet na, dan kunt u ons schriftelijk gelasten de verwerking geheel of gedeeltelijk op te schorten tot wij weer voldoen; wij voeren dat bevel uit, en uw betalingsverplichting wordt voor de duur van die opschorting geschorst.

U kunt deze overeenkomst en het abonnement kosteloos en met onmiddellijke ingang beëindigen wanneer (a) een opschorting als hierboven niet binnen één maand is opgeheven, (b) wij deze overeenkomst of onze verplichtingen onder de AVG wezenlijk of voortdurend niet naleven, of (c) wij een bindende beslissing van een bevoegde rechter of toezichthoudende autoriteit over die verplichtingen niet naleven. Artikel 16 blijft in dat geval onverkort gelden. Blijft u omgekeerd aandringen op een instructie waarvan wij u overeenkomstig artikel 5 hebben gemeld dat zij naar ons oordeel in strijd is met de wet, dan kunnen wij deze overeenkomst beëindigen voor zover zij die verwerking betreft.

18. Rangorde, wijziging, taal, recht en klachten

Rangorde. De bijlagen A, B, C en D maken integrerend deel uit van deze overeenkomst. Bij tegenstrijdigheid tussen deze overeenkomst en de algemene voorwaarden gaat deze overeenkomst voor, voor alles wat de verwerking van persoonsgegevens namens u betreft, met uitzondering van de aansprakelijkheidsregeling waarnaar artikel 17 verwijst. Wijkt een andere publicatie van ons — onze privacyverklaring, ons publieke verwerkingsregister, een productpagina — hiervan af, dan geldt eveneens deze overeenkomst.

Wijzigingen. Wij mogen deze tekst wijzigen wegens gewijzigde wetgeving, gewijzigde richtsnoeren of beslissingen van een toezichthoudende autoriteit, of een wijziging in de dienst waardoor de feitelijke beschrijving hier niet meer klopt; buiten die gronden wijzigen wij haar niet. Daarnaast mogen wij een wijziging doorvoeren die uitsluitend uw bescherming versterkt of een kennelijke materiële vergissing rechtzet; zo'n wijziging kondigen wij aan, maar zij geldt niet als materieel. Elke materiële wijziging kondigen wij ten minste dertig dagen vooraf aan bij de beheerders van uw omgeving, met een nieuw versienummer en een nieuwe ingangsdatum. Gaat u niet akkoord, dan kunt u kosteloos opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat; voor de periode daarna brengen wij u niets meer in rekening.

Taal. Deze overeenkomst is opgesteld in het Nederlands. Publiceren wij een andere taalversie, dan geldt bij verschil de Nederlandse tekst.

Toepasselijk recht en bevoegde rechter. Op deze overeenkomst zijn het recht en de forumkeuze van toepassing die gelden voor de algemene voorwaarden waarnaar bij uw inschrijving is verwezen. Dwingende bepalingen van het recht van het land waar u gevestigd bent, blijven onverkort gelden; die keuze kan daaraan niets afdoen. Deze overeenkomst spreekt zich er niet over uit hoe die keuze in een concreet grensoverschrijdend geschil uitpakt — dat is aan de rechter die daarover oordeelt.

Klachten. U kunt altijd bij ons terecht via het adres in bijlage D. Bent u niet tevreden, dan kunt u een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. Als verwerkingsverantwoordelijke heeft u daarnaast uw eigen toezichthouder; die kan een andere zijn.

DEEL II — BIJLAGEN

Bijlage A — Betrokkenen en persoonsgegevens

A.1 Categorieën betrokkenen. Werknemers van uw onderneming; beheerders en leidinggevenden bij u; zelfstandigen die via de module Onderaanneming aan u rapporteren, voor het deel dat onder deze overeenkomst valt (artikel 3.4); en personen die voorkomen in documenten, onkostenbewijzen of vrije tekstvelden die u of uw gebruikers invullen. Gebruikt u de module Onderaanneming, dan komen daar twee categorieën bij: de onderaannemer die u uitnodigt, ook vóór hij een account aanmaakt, met zijn zakelijke contactpersoon bij een externe onderneming; en, alleen wanneer u dat per opdracht aanzet, de werfleider die u als gedeeld zakelijk contact aanwijst — een medewerker van u. Het contact dat u voor uzelf vastlegt voor de toegang tot een werf — dat een particuliere opdrachtgever van u kan zijn — delen wij in deze versie nooit met de onderaannemer; die gegevens blijven bij u, binnen uw eigen administratie, en vallen niet onder de categorieën die wij namens u aan een onderaannemer verstrekken.

A.2 Wat er per onderdeel wordt verwerkt.

Onze aanmeldvoorziening houdt daarnaast een technisch auditspoor bij van aanmeld-, afmeld- en tweestapsgebeurtenissen, waarin het IP-adres van de gebruiker kan voorkomen. Wij raadplegen dat spoor niet en hebben de precieze inhoud ervan niet vastgesteld.

A.2.1 Bewaring van een ingediende maandstaat (module Onderaanneming). In afwijking van artikel 16 — waar u op elk moment zelf verwijdert en er geen enkele bewaarplicht geldt — bewaren wij een ingediende maandstaat en de bijbehorende beslissing als een ontvangen prestatie- of verantwoordingsstuk: het onderbouwt uw facturatie, uw boekhouding en het bewijs van de commerciële transactie met de onderaannemer, niet een doel van onszelf. Termijn: tien jaar vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op de laatste gebeurtenis die voor die versie relevant is — de indiening, elk akkoord of elke betwisting op die versie, en, voor zover ooit technisch gekoppeld, een factuur of creditnota; vandaag bestaat die koppeling niet. Die datum leggen wij per versie vast; beslissingen en eerdere versies van dezelfde maand horen bij hetzelfde dossier en worden nooit afzonderlijk verwijderd — een dossier vervalt ten vroegste op de laatste bewaardatum van al zijn versies. Grond van de termijn: de officiële bewaartermijn voor bewijsstukken van de boekingen (FOD Financiën, btw en directe belastingen) en de algemene verjaringstermijn voor persoonlijke rechtsvorderingen van tien jaar (oud Burgerlijk Wetboek, artikel 2262bis); niet artikel 8.11 BW, dat over facturen gaat. Legal hold: op uw instructie, met een reden en een categorie, een actor en een datum en een optionele eind- of herzieningsdatum — die datum is een herinnering en heft de hold nooit zelf op; dat doet alleen een uitdrukkelijke opheffing —, blokkeert elke verwijdering; zonder uw uitdrukkelijke instructie ontstaat geen hold, ook niet automatisch bij een betwisting. Verwijderen vóór de termijn: alleen op uw uitdrukkelijke, bevestigde instructie dat er geen bewaarplicht, geschil of andere hold meer is; uitgevoerd door een beheerder van u met tweestapsverificatie, met een verplichte reden; wij houden daarvan een inhoudsvrije audit bij (wie, wanneer, welk dossier, nooit de inhoud) en beslissen dat nooit zelf. Na afloop van de termijn is het dossier verwijderbaar; er draait geen taak die dat automatisch uitvoert zonder een apart, afzonderlijk aangekondigd akkoord. Ontkoppelt de onderaannemer, eindigt zijn abonnement of verwijdert hij zijn Solo-account, dan verandert dat niets aan uw kopie. Bij het einde van uw omgeving (artikel 16) geldt deze termijn niet als een bewaring door ons: de dossiers vallen dan, zoals al uw andere gegevens, onder de teruggave of verwijdering van artikel 16 — met één verschil: zolang een legal hold actief is, voeren wij de definitieve verwijdering niet uit. Hebt u de dossiers voor uw eigen bewaarplicht langer nodig, vraag dan vóór de verwijdering de teruggave. Er draait geen generieke retentietaak die dossiers van alle klanten na hun bewaardatum opruimt; zo'n taak voeren wij ten vroegste in na een apart, afzonderlijk aangekondigd akkoord — tot die tijd blijft het verwijderen van een verlopen dossier, net als bij het einde van uw omgeving, handwerk op uw instructie of op de hierboven beschreven manier.

A.2.2 Bewaring van een uitnodiging (module Onderaanneming). Een uitnodiging aan een onderaannemer is veertien dagen geldig (artikel 3.4, punt 2). Vanaf de eerste gebeurtenis die daar een einde aan maakt — aanvaarding, weigering, intrekking door u, of het verstrijken van de geldigheidstermijn — bewaren wij het uitnodigingsrecord nog ten hoogste dertig dagen; daarna verwijderen wij het automatisch. Van die verwijdering houden wij een inhoudsvrije audit bij: wie de opdracht betreft, welke status de uitnodiging had en wanneer zij eindigde — nooit het e-mailadres, de bevestigingscode of de technische sleutel voor de link; die velden zijn al leeg zodra de uitnodiging een eindstatus bereikt. Aanvaardt de onderaannemer, dan gaat het bewijs van de koppeling zelf — wie, wanneer aanvaard, welke versie van de akkoordtekst, en of toegangsinformatie of een werfleidernaam werd getoond — over naar de koppeling en volgt niet deze termijn; dat bewijs blijft bestaan zoals artikel 3.4, punt 7 voor de daaraan verbonden maandstaat beschrijft. Wij voeren deze automatische opruiming pas uit nadat wij haar geactiveerd hebben, en niet zonder de beheerders van uw omgeving daarover vooraf te berichten, op dezelfde manier als bij een materiële wijziging van deze overeenkomst (artikel 18).

A.2.3 Bewaring van de opdracht- en de afspraakgegevens. Voor de opdrachtgegevens zelf (de werfnaam en het -adres, wat moet worden opgeleverd, de periode; artikel 3.4, punt 3) en voor een voorstel en het antwoord daarop (artikel 3.4, punt 5) geldt het volgende. Anker. Dat is de meest recente uitdrukkelijke afsluiting van de opdracht: u sluit haar zelf af, u archiveert de onderaannemer — dat sluit al zijn andere actieve opdrachten bij u mee af — of u sluit of archiveert de werf — dat sluit de actieve opdrachten op die werf mee af; van elke sluiting leggen wij vast langs welke van deze drie wegen zij gebeurde. Een actieve opdracht heeft geen anker en is dus nooit verwijderbaar. Heropent u een afgesloten opdracht, dan vervalt het anker; sluit u haar daarna opnieuw af, dan geldt uitsluitend het nieuwe tijdstip. Termijn: tien kalenderjaren vanaf dat anker — geen afronding op 1 januari. Grond: het contractuele bewijs van de overeengekomen samenwerking met de onderaannemer en de algemene verjaringstermijn voor persoonlijke rechtsvorderingen van tien jaar (oud Burgerlijk Wetboek, artikel 2262bis) — dezelfde grondfamilie als bij een ingediende maandstaat, bijlage A.2.1; niet de kortere, specifieke aansprakelijkheidstermijnen voor bouwwerken (oud Burgerlijk Wetboek, artikelen 1792 en 2270), die hier geen grond vormen, en niet een fiscale bewaarplicht. Bij elke afsluiting van de opdracht krijgt een daarop nog open voorstel of tegenvoorstel automatisch de status "verlopen", en een nog open uitnodiging op diezelfde opdracht wordt ingetrokken. Een voorstel of afspraak die ooit werkelijk is aanvaard — door de onderaannemer, of door u zelf als afspraak vastgelegd — hoort bij het opdrachtdossier en volgt deze termijn van tien jaar, ook wanneer zij later werd ingetrokken of door een nieuw voorstel vervangen. Een voorstel dat nooit is aanvaard — geweigerd, ingetrokken vóór aanvaarding, of verlopen — bewaren wij nog negentig dagen na die gebeurtenis, waarna het automatisch wordt verwijderd, ongeacht of de opdracht zelf al is afgesloten. Toegangsinformatie en de naam van een werfleider tonen wij de onderaannemer alleen terwijl de opdracht actief is: al wanneer hij een bevestigde uitnodiging bekijkt, en na aanvaarding zolang de opdracht én de koppeling allebei actief zijn. Sluit u de opdracht af of stopt de koppeling, dan verdwijnen beide onmiddellijk uit wat hij te zien krijgt; is de werfleider niet langer actief in uw omgeving, dan tonen wij zijn naam niet meer. Dat is een zichtbaarheidsregel, geen eigen, kortere bewaartermijn: de onderliggende gegevens blijven deel van het dossier tot de hierboven beschreven datum. Legal hold: op dezelfde manier als bij een maandstaatdossier (bijlage A.2.1) kunt u, met een reden, een categorie, een actor en een datum, een eigen hold op een opdrachtdossier instellen; een actieve hold op een maandstaatdossier van dezelfde onderaannemer in uw omgeving blokkeert deze verwijdering eveneens. Na afsluiting wijzigen wij een dossier niet meer, behalve door de opdracht te heropenen of door het te laten verwijderen; dat laatste loopt via een afzonderlijke, tot wissen beperkte systeemrol, nooit rechtstreeks en nooit door onszelf op eigen initiatief. Na de termijn van tien jaar verwijderen wij het volledige dossier van de opdracht in één keer — de afspraken, een eventueel nog resterende uitnodiging, de koppeling en de opdracht zelf — automatisch, zodra wij die opruiming hebben geactiveerd, en niet zonder de beheerders van uw omgeving daarover vooraf te berichten, op dezelfde manier als bij de uitnodigingsbewaring hierboven (artikel 18). Was de onderaannemer op dat moment al gearchiveerd en heeft hij bij u geen enkele andere opdracht meer, dan verwijderen wij in dezelfde beurt ook zijn eigen onderaannemersrecord bij u, met zijn zakelijke contactgegevens. Van die verwijdering houden wij een inhoudsvrije audit bij. Bij het einde van uw omgeving (artikel 16) geldt deze termijn niet als een bewaring door ons: de dossiers volgen dan de teruggave of verwijdering van artikel 16, met hetzelfde voorbehoud voor een actieve hold als bij een maandstaatdossier.

Bijlage B — Subverwerkers en andere partijen

B.1 Subverwerkers die wij namens u inschakelen. Dit is de bindende lijst waarop u het bezwaarrecht uit artikel 9 uitoefent. Elke vermelding draagt een van drie markeringen: door ons vastgesteld (wij hebben het zelf gecontroleerd), volgens opgave leverancier (de partij zegt het toe of publiceert het; wij hebben het niet zelf vastgesteld) of niet vastgesteld. De markering slaat op de bewering waar zij achter staat. Dat een leverancier voorwaarden publiceert, is iets anders dan dat wij hebben vastgesteld dat die voorwaarden voor ons account gelden; waar dat laatste niet is vastgesteld, staat het erbij.

Duur. Elke subverwerker verwerkt voor de duur waarin wij van hem gebruikmaken, en voor uw gegevens niet langer dan de duur uit artikel 1.6. Beëindigen wij een inschakeling, dan laten wij de betrokken gegevens teruggeven of wissen, behoudens wat bij die partij onder een eigen bewaarplicht valt.

Twee opmerkingen bij deze lijst. (1) Cloudflare en Recommand staan in deze bindende lijst en vallen daarmee onder alles wat artikel 9 regelt: de aankondigingstermijn, uw bezwaarrecht en het kosteloze opzegrecht. Wij nemen ze op vanwege wat zij feitelijk verwerken, en niet omdat wij hun rol in de keten juridisch hebben ingedeeld; die indeling doet aan uw rechten onder dit artikel niets af. (2) De twee kaartdiensten die de Solo-app voor de kilometerberekening aanspreekt staan bewust niet in deze lijst: die verwerking wordt niet door uw instructies bepaald en valt daarom niet onder deze overeenkomst. Zij is als beperking beschreven in artikel 3.4, met inbegrip van het feit dat er met beide partijen geen verwerkersovereenkomst bestaat en dat wij aan een vervanging werken.

B.2 Partijen die wij voor onze eigen bedrijfsvoering inschakelen. De onderstaande verwerkingen voeren wij niet op uw instructie uit; het gaat om gegevens van uw onderneming en van de contactpersoon die u bij ons opgeeft. Deze overeenkomst strekt zich daar niet toe uit. Blijkt een van deze verwerkingen toch namens u te gebeuren, dan gelden daarvoor de verplichtingen uit deze overeenkomst, met inbegrip van artikel 9. Wij noemen ze zodat u het beeld compleet heeft.

• Mollie B.V. (Nederland) — abonnementsbetalingen. Voor het abonnement gaan bedrijfsnaam, e-mailadres en abonnementsgegevens mee.
• Microsoft — Business Central en de bijbehorende identiteitsdienst — het opmaken en verzenden van onze verkoopfacturen.
• Onze boekhouding — van elke factuur die wij aan u uitreiken gaat een kopie naar ons boekhoudadres.
• Bezoekersmeting — de meting uit artikel 3.3 draait op een installatie die wij zelf beheren; de onderliggende hostingpartij en het land daarvan hebben wij niet vastgesteld. Het verkeer ernaartoe loopt via Cloudflare, dat daar de beveiligde verbinding beëindigt en dus het IP-adres, de browsergegevens en de opgevraagde pagina kan zien.

Bijlage C — Technische en organisatorische maatregelen

Deze bijlage beschrijft wat er vandaag is. Zij eindigt met wat deze maatregelen niet dekken.

C.1 Architectuur. MijnUren Standard is een gedeelde omgeving. De gegevens van alle Standard-klanten staan in één databaseproject en worden logisch gescheiden per omgeving. Ook het gedeelte voor de zelfstandigen uit de module Onderaanneming zit in diezelfde databank. Een eigen, fysiek gescheiden omgeving is beschikbaar in het enterprise-model, niet in Standard.

C.2 Versleuteling en transport.

• HTTPS wordt afgedwongen op de productietoepassing; alles wat u en uw medewerkers uploaden loopt daaroverheen.
• Versleuteling van gegevens in rust gebeurt bij onze hostingpartners. Onze opslagpartner zegt die versleuteling toe in zijn verwerkersovereenkomst; wij hebben haar niet zelf technisch vastgesteld.
• Uitgaande e-mail dragen wij over aan de dienst uit bijlage B.1, die de aflevering doet. Of de verbinding met de mailserver van de ontvanger versleuteld is, bepaalt die ontvanger; wij kunnen het niet afdwingen en hebben het niet vastgesteld.

C.3 Scheiding tussen klantomgevingen. De scheiding wordt op twee plaatsen afgedwongen, en niet allebei op hetzelfde pad. Op het hoofdpad — het grootste deel van wat de webtoepassing doet — werkt de toepassing met volledige rechten op de databank; daar houdt onze eigen software de omgevingen uit elkaar. Vier onderdelen vormen daarop een uitzondering in uw voordeel: documenten, uitgebreide afwezigheidsregistratie, personeelsdossier en onkostcategorieën draaien wél onder de databankregels, zodat die daar een tweede laag vormen. In de databank zelf begrenst daarnaast een regel op de tabellen met persoonsgegevens iedere gebruiker tot zijn eigen omgeving; die regels vangen toegang op die niet via het hoofdpad loopt. Een fout in onze software wordt op het hoofdpad dus niet door de databank tegengehouden: het zijn geen twee onafhankelijke verdedigingslijnen voor hetzelfde verkeer.

C.4 Toegangsbeheer.

• Rollen per gebruiker, door u beheerd. Bij zelfregistratie en bij het wijzigen van een wachtwoord wordt een minimale wachtwoordlengte aan serverzijde afgedwongen; op de uitnodigings- en herstelroute geldt de ondergrens van onze aanmeldvoorziening, die wij niet zelf hebben vastgesteld. De sterkte-indicator in het formulier is een hulpmiddel.
• Tweestapsverificatie (TOTP) is beschikbaar voor alle gebruikers en wordt in de webtoepassing afgedwongen voor beheerders, rapporteurs en onze eigen platformbeheerders.
• Op de gedeelde omgeving eist ook de databank zelf een tweede factor voordat iemand de rechten van een beheerder of rapporteur krijgt — zowel op de tabellen met persoonsgegevens als op de bestandsopslag. Een sessie die alleen met een wachtwoord tot stand kwam, blijft beperkt tot de eigen registraties van die gebruiker. Een gelekt wachtwoord alleen levert daardoor geen toegang op tot gegevens van anderen.
• Twee grenzen aan die afdwinging. (1) In de mobiele apps wordt een bestaande tweede factor wel gevraagd, maar het aanmaken ervan niet afgedwongen, en die bepaling gebeurt op het toestel zelf in plaats van bij de server. (2) Wie zijn tweede factor verwijdert, behoudt de rechten van zijn lopende sessie tot die vervalt; de geldigheidsduur daarvan is bij onze aanmeldvoorziening standaard één uur. De webtoepassing sluit hem meteen af, de databank pas bij de volgende tokenuitgifte.
• Een gedeactiveerde gebruiker wordt door de webtoepassing bij het eerstvolgende verzoek uitgelogd en kan zich niet meer aanmelden; een reeds uitgegeven sessietoken vervalt daarna binnen de geldigheidsduur hierboven.
• Onze broncode en uitrolketen staan bij GitHub. Daar staan geen gegevens uit uw omgeving, maar wie daar toegang toe heeft kan wél code uitrollen naar de toepassing die uw gegevens verwerkt. Het aantal personen met die toegang is beperkt en beveiligd met tweestapsverificatie.

C.5 Bescherming van publieke formulieren. Snelheidsbeperking op het registratieformulier, op basis van onomkeerbare afgeleiden (bijlage A). Botbescherming op datzelfde registratieformulier, niet op de aanmeldpagina's. Is die botdienst onbereikbaar of niet ingesteld, dan valt de controle terug op alleen de snelheidsbeperking, zodat het formulier bruikbaar blijft; ook die snelheidsbeperking laat door wanneer haar teller niet bereikbaar is. Beide maatregelen kiezen bij uitval dus voor beschikbaarheid.

C.6 Vastlegging.

• Beslissingen over verlof, onkosten en prestatiestaten worden vastgelegd met de gebruiker en een tijdstempel; saldocorrecties met de oude en de nieuwe waarde, de reden en wie ze doorvoerde. Bij correctieverzoeken worden het verzoek, de gevraagde wijziging, de toelichting en het tijdstip van afhandeling vastgelegd, maar niet wie besliste.
• Het verlenen van supporttoegang wordt vastgelegd met wie, welke omgeving en welk tijdstip — niet elke afzonderlijke raadpleging (artikel 7.1).
• Wat hier staat is een goedkeuringsspoor, geen volledige wijzigingshistoriek: van een gewijzigde urenregistratie wordt niet bijgehouden wie welke waarde wanneer heeft aangepast.
• Leestoegang wordt nergens vastgelegd. Er is geen spoor van wie welk document — ook geen medisch attest — heeft geopend, niet voor uw beheerders en niet voor ons.
• Voor technische logboeken houden wij twaalf maanden aan als richttermijn; er is geen geautomatiseerde opruiming, met uitzondering van de tellers uit C.5, die na twee dagen worden verwijderd. Het logboek waarin wij supporttoegang vastleggen bewaren wij bewust langer, omdat het het bewijsstuk is achter artikel 7.

C.7 Back-up en herstel.

• Van de databank wordt elke dag een back-up gemaakt. De databank zelf staat in de regio Ierland; waar de back-ups worden bewaard, hebben wij niet vastgesteld. Onze hostingpartner bewaart die zeven dagen volgens zijn productdocumentatie, en dat stemt overeen met onze eigen waarneming; contractueel is die termijn niet toegezegd (bijlage B.1).
• Van de geüploade bestanden wordt sinds 19 augustus 2026 elke nacht een eigen back-up gemaakt naar Azure Blob Storage (bijlage B.1): elk bestand wordt vóór verzending versleuteld met een sleutel die alleen wij beheren, na het schrijven teruggelezen en vergeleken, en de taak telt bestanden waarnaar geen rij in de databank meer verwijst. Een bestand dat in de toepassing wordt verwijderd, wordt de volgende nacht ook uit de back-up verwijderd; eerdere versies worden na dertig dagen automatisch gewist. Herstel uit deze back-up gebeurt met de hand; een hersteltest is nog niet uitgevoerd.
• Herstel naar een willekeurig tijdstip is niet ingeschakeld. Het herstelpunt is de laatste nachtelijke back-up; bij een ernstig incident kan tot ongeveer vierentwintig uur aan gegevens verloren gaan.
• Wij hebben het herstel beproefd, niet aangenomen — op een omgeving van beperkte omvang. Daaruit volgt geen toegezegde hersteltijd: wij bieden geen gewaarborgde hersteltijd aan. Herstel wordt met de hand gestart bij onze hostingpartner en is niet geautomatiseerd.

C.8 Toetsing en kwetsbaarhedenbeheer. Wij toetsen de maatregelen uit deze bijlage periodiek (artikel 8) en herhalen de hersteltest jaarlijks en na elke wezenlijke wijziging aan het databankplatform. Beveiligingsupdates aan onze software en afhankelijkheden passen wij toe wanneer wij ze zien: er is geen vaste patch-cyclus en geen geautomatiseerde bewaking van kwetsbaarheden in afhankelijkheden. Vermoedt u een kwetsbaarheid, meld ze dan via het adres in bijlage D.

C.9 Wat deze maatregelen vandaag niet dekken.

1. Voor geüploade bestanden bestaat sinds 19 augustus 2026 een eigen back-up (C.7); daarvóór bestond die niet. Geüploade bestanden — foto's van onkostenbonnen, loonbrieven, contracten en medische attesten — die vóór die datum verloren zijn gegaan, kunnen niet worden hersteld. Een hersteltest van deze back-up is nog niet uitgevoerd; tot die is gedaan, voeren wij de herstelbaarheid van bestanden niet als gewaarborgde beveiligingsmaatregel op, en kan de teruggaveverplichting uit artikel 16 voor die bestanden niet met zekerheid in volle omvang worden waargemaakt.

2. Bij een herstel van de databank kunnen bestanden en hun verwijzingen uiteenlopen. De verwijzingen naar bestanden staan in de databank en rollen bij een herstel mee terug; de bestanden zelf niet. Een bestand dat ná het herstelpunt is geüpload blijft dan opgeslagen zonder dat de toepassing het nog kent, en een verwijderd bestand kan een verwijzing zonder inhoud achterlaten. Dit volgt uit de werking van de opslag; wij hebben het niet in een test waargenomen. Na een herstel kunnen wij dus niet met zekerheid stellen dat er niets is achtergebleven.

3. Vijf beperkingen die elders in deze overeenkomst volledig staan beschreven: er is geen permanente bewaking (artikel 11); infrastructuurtoegang wordt niet vastgelegd (artikel 7.2); er is geen beperkte supportrol, want supporttoegang wordt verleend als beheerdersrol, zodat minimale rechten hier een organisatorische afspraak zijn en geen technische begrenzing (artikel 7.1); van de gegevens in uw omgeving wordt automatisch alleen verwijderd wat artikel 16 met name noemt, en verwijderen bij het einde van de overeenkomst is overigens handwerk (artikel 16); en leestoegang wordt nergens vastgelegd (C.6).

4. Wij laten geen externe penetratietest of beveiligingsaudit uitvoeren, en wij hebben geen eigen certificering. Geen ISO 27001, geen SOC 2, geen goedgekeurde gedragscode. Wat u in bijlage B.1 aan certificeringen ziet staan, is die van de betrokken partij en niet de onze.

Bijlage D — Contactpunt en termijnen

Contactpunt voor alles wat met deze overeenkomst te maken heeft — vragen, meldingen, verzoeken, incidenten: contact@mijnuren.be. Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; dit adres is het aanspreekpunt.

Hoe u bericht van ons krijgt. Meldingen van incidenten, aankondigingen van een nieuwe subverwerker en wijzigingen aan deze tekst sturen wij naar de e-mailadressen van de beheerders van uw omgeving. Wij mogen deze berichten daarnaast of uitsluitend bezorgen via een melding in de toepassing of via een centrale wijzigingspagina waarop u zich kunt abonneren, mits die weg voor u even toegankelijk is als e-mail. U houdt de beheerdersadressen actueel; wilt u dat wij een ander adres gebruiken, laat het ons weten, dan leggen wij dat vast.

Termijnen. Een termijn in werkdagen gaat in op de werkdag na ontvangst op het adres hierboven. Waar deze overeenkomst een reactietermijn noemt, is dat de termijn waarbinnen wij antwoorden — niet de termijn waarbinnen de gevraagde handeling is uitgevoerd, tenzij dat er uitdrukkelijk staat. Waar deze overeenkomst geen andere termijn noemt, antwoorden wij onverwijld en uiterlijk binnen tien werkdagen. Elke in deze overeenkomst genoemde termijn is een uiterste termijn; kunnen wij eerder antwoorden, dan doen wij dat onverwijld.

Vragen over deze overeenkomst? contact@mijnuren.be

Verwerkersovereenkomst MijnUren Standard, versie 1.2 van 6 oktober 2026. Vangelder Solutions BV, BE 0802.046.676.