Privacy, cookies en algemene voorwaarden

Bedrijfsgegevens

mijnuren is een SaaS-product van Vangelder Solutions BV. In deze documenten verwijst "wij", "ons" of "Vangelder Solutions" naar deze vennootschap; "mijnuren" of "het platform" naar de softwaredienst die we leveren.

Privacyverklaring

Vangelder Solutions BV hecht veel belang aan de bescherming van persoonsgegevens. We verwerken persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Belgische uitvoeringswetgeving.

Deze privacyverklaring geldt voor de website mijnuren.be én voor de mobiele mijnuren-apps voor iOS en Android. De apps verwerken dezelfde categorieën gegevens als het webplatform (zie hieronder) en gebruiken, net als de webapp, Sentry voor crashrapportering (EU-dataregio, gepseudonimiseerde gebruikers-ID, geen IP-adres). De apps bevatten geen advertenties, geen reclame-ID's en geen analytische of marketingtrackers.

1. Wie is verantwoordelijk?

Voor de website mijnuren.be en het commercieel beheer is Vangelder Solutions BV (zie bedrijfsgegevens hierboven) de verwerkingsverantwoordelijke. Voor het platform zelf treden wij op als verwerker in opdracht van de klant-werkgever, die verwerkingsverantwoordelijke is voor de gegevens van zijn werknemers.

2. Welke gegevens verwerken we?

• Identificatie: naam, e-mailadres, functie, team, anciënniteit.
• Verlof- en tijdsgegevens: aanvragen, saldi, ingevulde uren, ziektedagen.
• Geüploade documenten: medische attesten (versleuteld bewaard).
• Technische gegevens: login-momenten, IP-adres, browsertype — uitsluitend voor beveiliging en foutopsporing. Bij het inloggen en op publieke formulieren zetten we Cloudflare Turnstile in tegen bots en spam; die verwerkt hierbij je IP-adres.
• Facturatiegegevens van de klant-onderneming (Standard-abonnement): bedrijfsnaam, BTW-nummer, facturatieadres en betaalgegevens — géén gegevens van individuele werknemers.
• Onkosten en bonnetjes (Onkosten-module): een foto van een bonnetje samen met bedrag, datum, categorie en omschrijving — enkel wanneer je werkgever de Onkosten-module gebruikt.

Bijzondere categorieën. Ziekte- en afwezigheidsredenen en geüploade medische attesten zijn gezondheidsgegevens — een bijzondere categorie in de zin van art. 9 AVG. We verwerken deze uitsluitend in opdracht van je werkgever, op grond van art. 9(2)(b) AVG (verplichtingen en rechten op het gebied van het arbeids- en socialezekerheidsrecht). Ze worden versleuteld bewaard en zijn enkel toegankelijk voor de bevoegde personen binnen jouw organisatie.

Wanneer je werkgever de Onkosten-module gebruikt, kan je via de app een foto van een bonnetje maken of kiezen uit je fotobibliotheek. Deze foto wordt samen met de onkostgegevens (bedrag, datum, categorie, omschrijving) versleuteld opgeslagen in de beveiligde omgeving van je werkgever en is enkel zichtbaar voor jou en de personen die binnen jouw organisatie onkosten beoordelen. Foto's worden uitsluitend gebruikt voor de verwerking van je onkostennota en worden verwijderd wanneer je een ingediende onkost intrekt. De app heeft enkel toegang tot je camera of fotobibliotheek op het moment dat jij een foto toevoegt.

3. Waarvoor gebruiken we ze?

• Het leveren van de mijnuren-dienst (rechtsgrond: uitvoering overeenkomst).
• Wettelijke verplichtingen rond loonadministratie en arbeidstijdregistratie (rechtsgrond: wettelijke verplichting van de werkgever).
• Beveiliging, fraudepreventie, foutopsporing (rechtsgrond: gerechtvaardigd belang).
• Communicatie over de dienst — geen marketing zonder toestemming.

4. Met wie delen we ze?

Enkel met onze subverwerkers, die je gegevens uitsluitend in EU-datacenters verwerken. De volledige lijst, locatie en waarborgen vind je in ons verwerkingsregister. Heeft een subverwerker een moederbedrijf buiten de EU, dan leggen we een EU-dataregio en EU Standard Contractual Clauses (SCC's) op, zodat je platformgegevens de EU niet verlaten. Voor de verwerking van abonnementsbetalingen van het Standard-abonnement delen we de facturatiegegevens van de klant-onderneming (niet van individuele werknemers) met onze betaalpartner Mollie B.V. (Nederland, EU). Geen verkoop of doorgifte aan derden voor marketingdoeleinden.

5. Hoelang bewaren we ze?

• Tijdens de looptijd van het contract met de klant-werkgever.
• Na beëindiging: 30 dagen voor export, daarna verwijdering — tenzij de klant een langere bewaartermijn vraagt of wettelijke bewaarplichten (sociale wetgeving) een langere termijn vereisen.
• Medische attesten: maximum de wettelijke bewaartermijn voor arbeidsongeschiktheidsbewijzen.
• Logs en technische gegevens: maximum 12 maanden.

6. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar, en — waar de verwerking op toestemming berust — het recht om die toestemming te allen tijde in te trekken, zonder afbreuk aan verwerkingen die daarvóór plaatsvonden. Werknemers oefenen deze rechten uit via hun werkgever (HR-admin); klant-werkgevers via [email protected]. We reageren binnen 30 dagen. Niet tevreden? Klacht indienen kan bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

7. Beveiliging

TLS in transit, AES-256 encryptie at rest, 2FA voor admin-accounts, dagelijkse back-ups, audit-logs. Volledige technische beschrijving op aanvraag.

8. Wijzigingen aan deze verklaring

Materiële wijzigingen worden minstens 30 dagen vooraf aangekondigd via e-mail aan klant-admins.

Cookiebeleid

We gebruiken zo weinig mogelijk cookies en vragen jouw toestemming voor alles wat niet strikt nodig is om de site te laten werken. Je keuze wordt 12 maanden bewaard. Daarna vragen we het opnieuw.

1. Functionele cookies (altijd actief)

Nodig om de site te laten werken — sessie, taalkeuze, en de cookie-keuze zelf. Deze cookies zijn vrijgesteld van toestemming volgens de e-Privacyrichtlijn (gerechtvaardigd belang).

• mijnuren-consent — onthoudt jouw cookie-keuze (12 maanden, localStorage).
• mu_session — sessie-cookie, verdwijnt bij sluiten van de browser.

2. Anonieme statistieken (cookieloos)

Om te begrijpen hoeveel mensen onze publieke sites bezoeken en welke pagina's ze gebruiken, meten we bezoeken met Plausible Analytics, dat we zelf hosten op onze eigen server in de EU (plausible.360-solutions.be). Dit geldt voor mijnuren.be en voor de publieke aanmeld- en landingspagina's op app.mijnuren.be; zodra je inlogt, stopt elke meting (zie §5). Plausible plaatst geen cookies en bewaart geen persoonsgegevens: er worden geen profielen opgebouwd, geen cross-site tracking gedaan en je IP-adres wordt niet opgeslagen — het wordt enkel gebruikt voor een dagelijks wisselende, onomkeerbare telling (hash) om unieke bezoeken te schatten, en daarna weggegooid. Alle cijfers zijn geaggregeerd.

Omdat deze meting volledig anoniem en cookieloos is en geen toegang tot je toestel vereist, steunt ze op ons gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) en is er geen toestemming voor nodig. Wil je toch niet meegeteld worden? Zet dan "Anonieme statistieken" uit via Cookievoorkeuren — je bezoek wordt dan op geen enkele pagina van deze site nog geregistreerd.

3. Marketingcookies (optioneel — opt-in)

Indien je toestemming geeft, kunnen we cookies of pixels plaatsen van platformen zoals LinkedIn (Insight Tag), Meta (Pixel) of HubSpot om de effectiviteit van onze campagnes te meten en relevante informatie te tonen op die platformen. Deze worden uitsluitend geladen na expliciete toestemming. Deze platformen zijn gevestigd in de Verenigde Staten; de doorgifte steunt op het EU-US Data Privacy Framework en/of EU Standard Contractual Clauses. Bewaartermijn varieert per platform (meestal 90–180 dagen).

4. Toestemming wijzigen of intrekken

Je kan jouw cookie-keuze op elk moment wijzigen via de knop Cookievoorkeuren wijzigen in de footer van onze website, of door mijnuren-consent te verwijderen uit de localStorage van je browser. Een wijziging is onmiddellijk van kracht.

5. Cookies in de mijnuren-app zelf

De app (achter login) gebruikt enkel functionele cookies en sessietokens — strikt nodig voor authenticatie en beveiliging. Geen analytics of marketing in het ingelogde gedeelte.

Algemene voorwaarden

Deze voorwaarden zijn van toepassing op elke offerte, overeenkomst, online bestelling via app.mijnuren.be en dienstverlening van Vangelder Solutions BV met betrekking tot mijnuren, behoudens uitdrukkelijke schriftelijke afwijking. De dienst richt zich uitsluitend tot ondernemingen (B2B).

1. Definities

• Dienstverlener: Vangelder Solutions BV, BTW BE 0802.046.676.
• Klant: de onderneming die een abonnement op mijnuren afsluit.
• Gebruiker: een werknemer of medewerker van de Klant met toegang tot het platform.
• Dienst: de SaaS-applicatie mijnuren, inclusief hosting, updates en support.
• Standard-abonnement: het abonnement dat de Klant zelf online afsluit en beheert via app.mijnuren.be (gedeelde infrastructuur, maandelijks opzegbaar).
• Enterprise-overeenkomst: de overeenkomst op offerte met eigen omgeving, setup en implementatiebegeleiding — commercieel aangeboden als MijnUren Begeleid.
• Modules: optionele functionaliteit (zoals Onkosten, Documenten of Onderaanneming) die de Klant per omgeving kan activeren, al dan niet tegen meerprijs.
• Verwerkersovereenkomst (DPA): de overeenkomst conform art. 28 AVG die de verwerking van persoonsgegevens door de Dienstverlener namens de Klant regelt, met de actuele subverwerkers in het verwerkingsregister.

2. Totstandkoming en duurtijd

Standard-abonnement: de overeenkomst komt tot stand op het moment dat de Klant het online bestelproces op app.mijnuren.be voltooit en de eerste betaling wordt uitgevoerd (of, voor gratis plannen, op het moment van activatie). Het abonnement loopt per maand en wordt telkens stilzwijgend met één maand verlengd. De Klant kan op elk moment opzeggen via het klantportaal; de toegang blijft behouden tot het einde van de reeds betaalde periode. Er is geen terugbetaling voor de lopende maand. Aangezien de Dienst uitsluitend aan ondernemingen wordt aangeboden, geldt geen consumentenherroepingsrecht.

Enterprise-overeenkomst: de overeenkomst komt tot stand bij ondertekening van de offerte of orderbevestiging. Standaard duurtijd: 12 maanden, stilzwijgend verlengd voor opeenvolgende termijnen van 12 maanden, opzegbaar mits schriftelijke kennisgeving 60 dagen vóór de vervaldag.

3. Prijzen en facturatie

Standard-abonnement:

• De prijzen per gebruiker per maand en per module zijn deze die op het moment van bestelling of activatie worden getoond, telkens exclusief BTW. De actuele tarieven en het volledige staffel- en kortingsmodel staan op de prijspagina.
• Minimum 5 gebruikers. Elk betaald abonnement geldt voor minimaal 5 gebruikers. Het maandbedrag wordt berekend op het hoogste van (a) het aantal actieve gebruikers en (b) 5 — de maandvloer bedraagt zo €30 (Basis) of €60 (Compleet/Suite), telkens excl. BTW, ook als er minder dan 5 gebruikers actief zijn.
• Volumekorting. Vanaf de 25e gebruiker geldt een korting van 25% op het gebruikerstarief van het gekozen plan (Basis €4,50, Compleet/Suite €9 per gebruiker vanaf de 25e).
• Optionele betaalde modules op het Basis-plan worden per gebruiker aangerekend: +€3 per gebruiker per maand per module. De Onderaanneming-module is gratis.
• Betaling gebeurt maandelijks vooraf via SEPA-domiciliëring, verwerkt door onze betaalpartner Mollie B.V. Het aantal actieve gebruikers (met een minimum van 5) en de geactiveerde modules bepalen het maandbedrag; wijzigingen worden verrekend bij de eerstvolgende inning (geen pro-rata binnen de maand).
• De Klant ontvangt na elke inning automatisch een factuur per e-mail; alle facturen blijven downloadbaar in het klantportaal.
• Bij een mislukte inning ontvangt de Klant een herinnering met een nieuwe incassopoging. Blijft betaling uit, dan kan de toegang tot de omgeving geschorst worden tot de betaling is geregulariseerd; de gegevens van de Klant blijven daarbij bewaard.
• Gratis aangeboden plannen of modules kunnen door de Dienstverlener worden gewijzigd naar betalend of stopgezet, mits aankondiging minstens 60 dagen vooraf.
• Prijswijzigingen (andere dan indexatie) worden minstens 30 dagen vooraf aangekondigd; bij niet-akkoord kan de Klant kosteloos opzeggen tegen de inwerkingtreding.

Enterprise-overeenkomst:

• De setup-fee is eenmalig en betaalbaar bij ondertekening.
• De maandelijkse fee wordt vooraf gefactureerd, jaarlijks of per kwartaal naar keuze.
• Betalingstermijn: 30 dagen na factuurdatum. Bij laattijdige betaling: van rechtswege intresten conform de Wet Betalingsachterstand + forfaitaire schadevergoeding van 10% (min. €40).

Alle prijzen zijn exclusief BTW en kunnen jaarlijks geïndexeerd worden volgens de Agoria-index, met een maximum van 5% per jaar.

4. Niveau van de dienstverlening (SLA)

• Beschikbaarheid: 99,5% gemeten op maandbasis (excl. gepland onderhoud).
• Gepland onderhoud: aangekondigd minstens 48u vooraf, bij voorkeur buiten kantooruren.
• Reactietijd op kritische incidenten: binnen 4 werkuren (basisfee) — sneller bij actief 1ste-line support contract.

5. Verplichtingen van de Klant

• Tijdige aanlevering van basisgegevens voor setup.
• Correct gebruik conform de aanvaardbare-gebruiksvoorwaarden (geen reverse-engineering, geen oneigenlijk gebruik, geen onwettige content).
• Beveiligen van logingegevens en aanstellen van een verantwoordelijke admin.
• Naleving van GDPR-verplichtingen ten opzichte van de eigen werknemers (informatieplicht, verwerkingsregister, etc.).

De verwerking van persoonsgegevens door de Dienstverlener namens de Klant wordt geregeld in de Verwerkersovereenkomst (DPA), die integraal deel uitmaakt van deze overeenkomst. Wijzigingen aan de subverwerkers verlopen zoals beschreven in het verwerkingsregister.

6. Intellectuele eigendom

Alle rechten op de software, broncode, design en documentatie blijven eigendom van Vangelder Solutions BV. De Klant krijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst. Klant-data blijft eigendom van de Klant.

7. Aansprakelijkheid

Vangelder Solutions BV is enkel aansprakelijk voor rechtstreekse, voorzienbare schade ten gevolge van een aantoonbare zware fout of opzet. De totale aansprakelijkheid is in elk geval beperkt tot het bedrag dat de Klant in de 12 maanden vóór het schadegeval heeft betaald. Indirecte schade (winstderving, omzetverlies, reputatieschade, dataverlies door externe oorzaken) is uitgesloten. Deze beperkingen gelden niet voor schade door opzet of zware fout van Vangelder Solutions of haar aangestelden, noch voor schade aan personen of andere schade die naar dwingend Belgisch recht niet mag worden beperkt of uitgesloten.

8. Overmacht

Geen van beide partijen is aansprakelijk voor vertraging of niet-uitvoering door overmacht (cyberaanval op infrastructuur van subverwerker, natuurramp, oorlog, pandemie, overheidsmaatregelen).

9. Beëindiging

• Standard: opzeggen kan op elk moment via het klantportaal (zie artikel 2); de overeenkomst eindigt bij het verstrijken van de betaalde periode.
• Bij ernstige tekortkoming: opzegging mogelijk mits aangetekende ingebrekestelling en hersteltermijn van 30 dagen.
• Bij beëindiging: data-export beschikbaar gedurende 30 dagen, daarna verwijdering conform privacyverklaring.

10. Toepasselijk recht en geschillen

Op deze overeenkomst is uitsluitend het Belgische recht van toepassing. Geschillen behoren tot de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van het arrondissement Oost-Vlaanderen, afdeling Sint-Niklaas.

11. Wijzigingen

Vangelder Solutions BV kan deze voorwaarden wijzigen. Materiële wijzigingen worden minstens 30 dagen vooraf aangekondigd. Bij niet-akkoord kan de Klant opzeggen tegen de inwerkingtreding.