Privacyverklaring MijnUren Solo

Wie is waarvoor verantwoordelijk

Vangelder Solutions BV, Pastorijstraat 27, 9100 Nieuwkerken-Waas, btw BE 0802.046.676, maakt MijnUren Solo. Bij Solo zijn er twee rollen, en het verschil bepaalt bij wie je moet zijn.

Waarvoor wij verantwoordelijk zijn

Voor je account en het aanmelden, de beveiliging en logging van de dienst, support, je abonnement en de inning ervan, onze eigen factuur aan jou, en de doorverwijs- of kortingscode waarmee je bij ons binnenkwam. Daarvoor bepalen wíj het doel, en spreek je ons rechtstreeks aan.

Waarvoor jij verantwoordelijk bent

Voor alles wat je zélf in Solo onderbrengt: je werven, je uren, je tarieven, je IBAN, je notities, je facturen en de gegevens van je opdrachtgevers. Dat is jouw administratie, met jouw doel. Wij zijn daarvoor je verwerker: we doen ermee wat jij ons opdraagt en niets anders. Wat dat precies inhoudt staat in de Verwerkingsbijlage MijnUren Solo, die deel uitmaakt van de algemene voorwaarden.

Praktisch gevolg: vraagt een van jouw opdrachtgevers inzage of verwijdering van zijn gegevens, dan ben jij zijn aanspreekpunt. Wij helpen je dat uit te voeren, op jouw verzoek.

Welke gegevens we verwerken

• Je onderneming: naam en voornaam, ondernemingsnaam, btw-nummer, je vak, je ondernemingsadres.
• Twee e-mailadressen: het adres waarmee je aanmeldt, en — als je dat instelt — een afwijkend adres waar onze facturen aan jou naartoe gaan. Laat je het tweede leeg, dan gebruiken we je inlogadres.
• Je tarieven en betaalgegevens: uurtarief, kilometervergoeding en IBAN. Je IBAN staat op de facturen die je zelf uitreikt; wij innen er niets mee.
• Je werven: naam, adres, kleur, en of er kilometers voor worden aangerekend.
• Je registraties: uren per dag en per tijdsblok, pauzes, kilometers, het dagtype, en de vrije notitie die je bij een dag kunt zetten.
• Je opdrachtgevers en projecten: naam, adres, ondernemings- en btw-nummer, e-mailadres en Peppol-adres.
• Je prestatiestaten en facturen, inclusief het elektronische factuurbestand (UBL) en, bij verzending, het bewijs daarvan.
• Technische gegevens: aanmeldmomenten, IP-adres en foutmeldingen. Loopt de app of de website vast, dan ontvangen we een technisch rapport. Daar staan geen uren, adressen of facturen in — alleen technische informatie en een verwijzing naar je gebruikersnummer.

Je opdrachtgevers, je notities en je facturen kunnen gegevens van andere mensen bevatten. Daarvoor geldt de rolverdeling hierboven.

Wat we niet verwerken: geen locatiegegevens, geen contacten, geen agenda, geen foto's, geen gezondheidsgegevens, en geen advertentie-identificatoren. De app vraagt uitsluitend toegang tot internet.

Waarvoor we ze gebruiken, en op welke grond

We gebruiken je gegevens niet voor advertenties, verkopen ze niet, en nemen er geen geautomatiseerde besluiten mee die rechtsgevolgen voor je hebben.

Met wie we ze delen

Alleen met partijen die nodig zijn om de dienst te leveren. De volledige lijst met vestiging, rol en waarborgen staat in ons verwerkingsregister; hieronder wat specifiek voor Solo geldt.

• Hosting en databank — de gegevens staan in de Europese Unie (Ierland).
• Betalingen — je abonnement wordt geïnd via onze betaaldienstverlener. Wij zien of een betaling gelukt is, niet je kaartgegevens.
• E-facturatie — verstuur je een factuur als e-factuur, dan gaat ze via ons Peppol-toegangspunt naar je opdrachtgever. Kies je voor e-mail, dan gaat ze rechtstreeks naar het adres van je opdrachtgever.
• Je boekhouder — vul je een aanleveradres in, dan krijgt die een kopie van elke factuur en creditnota die je uitreikt. Dat gebeurt alleen zolang dat veld ingevuld is.
• Foutrapportage — technische rapporten gaan naar onze foutendienst, met gegevensverwerking binnen de EU.

Adressen en de kilometerberekening

Laat je de afstand tot een werf berekenen, dan hangt de weg die je adres aflegt af van je app-versie. Vanaf versie 1.5 van de iPhone-app gaat het adres naar onze eigen server, die de afstand opvraagt bij een kaartdienst van Microsoft met verwerking binnen de EU. Je toestel praat dan niet rechtstreeks met een kaartdienst, en je IP-adres bereikt Microsoft niet.

In oudere versies stuurt de app het adres nog rechtstreeks vanaf je toestel naar een publieke kaartdienst, en gaan er twee coördinaten naar een routedienst. Er gaan daarbij geen naam, e-mailadres of accountgegevens mee; je IP-adres onvermijdelijk wel. Die beperking blijft voor je gelden zolang je niet bijwerkt. Wat het precies inhoudt, staat in de Verwerkingsbijlage.

Vul je de kilometers zelf in, dan wordt er geen adres verstuurd.

Hoelang we ze bewaren

• Zolang je account bestaat bewaren we je gegevens. We verwijderen uit onszelf niets van wat je hebt ingevuld.
• Na afloop van je proefperiode zonder dat je een abonnement neemt: negentig dagen, daarna verwijderen we ze uit onze actieve systemen; reservekopieën lopen daarna nog kort na en worden volgens hun eigen cyclus overschreven. Gedurende die termijn kun je op verzoek een export krijgen, en je kunt ook altijd vragen om onmiddellijke verwijdering. Activeer je alsnog, dan blijft alles staan. Facturen en creditnota's die je zelf hebt uitgereikt vallen niet onder deze termijn: die blijven bewaard zolang de wet dat vereist en blijven voor jou beschikbaar.
• Verwijder je je account zelf, dan gebeurt dat onmiddellijk en volledig. Hoe dat werkt staat op Account verwijderen.
• Onze eigen facturen aan jou vallen onder de fiscale bewaarplicht en blijven bewaard, ook nadat je account weg is.
• Technische logboeken houden we niet langer dan twaalf maanden bij, uitsluitend voor beveiliging en foutopsporing.
• Back-ups lopen nog zeven dagen mee; daarna is een verwijderd gegeven ook daar weg.

Waarom negentig dagen, en niet dertig zoals bij MijnUren voor bedrijven. Het verschil is bedoeld. Bij Solo gaat het om je eigen werk, dat je zelf hebt ingevoerd en waarvoor je zelf verantwoordelijke bent; een ruime termijn geeft je de kans terug te komen zonder alles kwijt te zijn. Bij bedrijven gaat het om gegevens van werknemers — mensen die zelf niet gekozen hebben dat ze daar staan — en dan is een korte termijn juist het punt.

De termijn van negentig dagen geldt voor proefperiodes die aflopen ná de inwerkingtreding van deze verklaring.

Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Voor je eigen account- en abonnementsgegevens oefen je die rechten rechtstreeks bij ons uit, via [email protected]. Je hoeft daarvoor niemand anders aan te spreken — je hebt in Solo geen werkgever of beheerder boven je.

Een groot deel kun je bovendien zelf: profielvelden aanpassen of leegmaken, dagen en tijdsblokken wissen, opdrachtgevers verwijderen, en je hele account verwijderen. Zie Account verwijderen voor wat je zelf kunt en wat wij op verzoek doen.

We reageren binnen dertig dagen. Ben je niet tevreden, dan kun je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Beveiliging

Versleuteling onderweg (TLS) en in rust bij onze hostingpartner. Je gegevens zijn op databankniveau afgeschermd zodat alleen jij ze kunt lezen. Tweestapsverificatie met een authenticator-app kun je zelf aanzetten. Van de databank maken we dagelijks een back-up, zeven dagen bewaard.

Op je toestel bewaart de app je aanmeldsessie in de beveiligde opslag van het toestel; die wordt uitgesloten van cloudback-ups en van overdracht naar een ander toestel.

Wijzigingen aan deze verklaring

Materiële wijzigingen kondigen we minstens dertig dagen vooraf aan per e-mail. De datum bovenaan zegt wanneer deze versie is bijgewerkt.

Contact